作者丨平野友朗

“邮件太多，顾不上别的工作……”

“不知道该怎么回复邮件，好苦恼……”

“一收到新邮件，心里就开始慌张……”

小M刚入职，领导就把《高效邮件工作法》传给了小M。可能光看面相也知道，小M发的邮件实在不够漂亮。但是想一想，邮件只是个载体形式，重要的是传达我们的意图，我们本就不应该浪费时间在发邮件上！《高效邮件工作法》就是要培养我们发邮件的肌肉记忆，让我们不必再为形式上的事情思来想去，做一台高效的“邮件机器”！

[日]平野友朗 著

王振瑜 译

中信出版集团

PART.01

高效处理邮件心法

在这本书中，作者认为处理邮件迅速的人都是高效能人士，因为快速处理邮件，才能留出时间做其他宝贵的事情。那么，高效能人士是怎么发邮件的呢？作者总结如下：

第一，掌握主导权。

这里的主导权是指自己积极主动地进行沟通，推进工作，先发制人！不擅长处理邮件的人基本都是被动的，任由邮件摆布。对每一个新邮件提醒，都觉得应立即做出反应; 或者邮件的往来变得像聊天一样，没有重点又无休无止; 又或者只是坐等对方的回信，导致工作毫无进展。

没有谁规定收到邮件必须立刻查看！高效能人士深谙其道，所以会自己掌握查收邮件的时间，也会结合工作需要决定合理的回复时间。如果需要说明的内容太复杂，那就直接打电话。高效能人士是不会被邮件束缚的！

第二，不做无用功。

缩短邮件处理时间，重要的是避免做无用功。例如，高效能人士不会在邮件中提议 “既然这样，不如开个碰头会吧”。因为一旦收件人同意开碰头会，就又要开始邮件沟通日程。如果一开始就把自己的日程告知收件人，就可以减少一来一回的无用功。有的人会担心，先把自己的计划告知收件人会让人觉得自己是强加于人，这其实是多虑的。相反，这样会减少邮件的往来次数，从而减少收件人的工作量。

另外，词不达意也是导致多余的邮件往来的原因之一。收件人不能理解邮件内容，就会发邮件问 “对于刚才收到的邮件，有一些需要确认的内容……”。高效能人士会注重使自己的邮件简单明了，有意识地不出现容易引起误解的内容。

第三，不排优先级。

高效能人士不会给需要回复的邮件排优先级，而是淡定按照收件顺序对收件箱里的邮件进行回复，并立刻着手处理相关的工作。

忘掉工作的繁简，不去管对方是谁，从整体考虑工作安排。做到这些，邮件的处理速度就会逐渐加快。

第四，提前考虑对方的想法。

提前考虑对方想知道什么、对什么感兴趣，这也是高效能人士的特征之一。以在家电卖场买电脑为例，通常店员会笼统地问你“您想找什么呀?” 接下来会问 “准备买吗?” “打算买什么牌子的呢?” “想买台式机还是笔记本呀?” “您对电脑了解吗?” 等一系列的问题。如果你抢先说“为了携带方便，准备买一台笔记本，预算在×元以内”，根据你所列出的条件，店员就可以很方便地帮你推荐款式，购物花费的时间自然也会缩短。写邮件同理，把收件人会有疑问的地方提前说明，就能减少之后邮件往来的次数，与 “不做无用功” 所述的内容同理。

PART.02

邮件构成7要素

要使邮件版面整齐，重要的是要在脑海中构思好如何组合邮件的构成要素。邮件的构成要素有7个: 收件人称谓、问候、自我介绍、要点、详细内容、结束语、署名。其中，要点、详细内容会根据邮件内容变化; 其余的5个要素则可以用固定的模板，换言之，就像模板一样，只要掌握了写作方法，套用即可，不用花时间思考。

人们经常会质疑是否可以套用模板。实际上套用模板确实没有问题，因为收件人称谓、问候、自我介绍、结束语、署名这些内容，即便有不妥的地方也不会影响邮件正题的传达。在不重要的部分花费过多时间，会影响工作效率。让我们先来学习这5个可以借助模板灵活处理的要素。

第一，收件人称谓。

可以用 “姓氏+先生/女士”。当然 “全名+先生/女士” 也没问题，但是每次都写全名，让人觉得有礼貌的同时，也会显得过于正式。

收件人不止一个人的时候确实有点麻烦，最基本的原则就是按照职务高低顺序来写。另外，如果收件人中既有公司外部人员又有内部人员，一般先写公司外部人员。如果这些办法都不能解决问题，也没有必要再苦思冥想了，直接写 “各位相关人员” 即可。有的人认为，这不符合书信写作的一般规则，但是，要知道，邮件与书信的规则不完全一样。邮件源自商务文书的电子版，因此与书信相比更符合商务文书的规则。

如今邮件就像电话一样，已经成为日常沟通交流的工具。邮件的写作方法不仅受其他交流方式的影响，还会根据收件人和情况的不同而调整，所以没有唯一的 “正确”答案，严格要求准确也就没有意义。重要的是不要失礼于对方，只要保证做到这一点，自己设定一个写作规则并且每次都遵守即可。

第二，问候。

问候公司外部人员，一般说 “承蒙关照”，根据与对方的关系，也可以说 “您好” “辛苦了”。当然也可以增加其他内容，不过与其在这一部分纠结，不如多花点时间在正题上。

第三，自我介绍。

自我介绍时，如果是向公司外部发送的邮件，一般用“公司名称+姓名”; 如果是向公司内部发送的邮件，则只报 “姓名” 即可，当然也可以用 “部门+姓名”。

自我介绍的目的是让收件人迅速了解发件人身份，所以写邮件时要把实现这个目的放在首位。

第四，结束语。

结束语一般会写 “祝好” 等祝福语; 如果是正在进行中的业务沟通，可以写 “还请随时沟通”; 如果有求于收件人，可以写 “还望考虑”; 请收件人确认内容，可以写 “请确认”。

第五，署名。

署名可以通过电脑设置自动添加，不需要每次都花时间思考。重要的是要呈现所有基本信息，包括公司名称，部门名称，本人全名，公司地址、邮编、电话、官方网站和自己的邮箱等。对于向公司外部发出的邮件，把名片上的基本信息写到署名部分就可以了。

有些公司会给员工发放手机，所以很多人苦恼是否要把手机号码写入署名部分。如果业务需要手机联络，手机号就是必要的信息。不过对于一些基础的沟通，大多数人还是希望使用邮件，也有人希望尽量用公司座机而不是手机，这种情况下也可以不写手机号。

有的人会在署名部分加入个人和公司的最新消息，不过放什么消息、放多少，需要根据职业和邮件目的来判断。“署名的信息=对收件人有用的信息”，这个基本原则一定要遵守。

接下来，我们学习每封邮件都在变化的要点和详细内容部分。这两个部分虽然要根据不同的邮件内容来调整，但这其实也并不困难。

第六，要点。

要点部分把写邮件的原因，也就是发送邮件的目的列上即可。带着目的意识写邮件很重要，所谓目的就是这封邮件的正题，也是发件人最想传达的内容。写清目的相当于宣布 “接下来的内容是围绕× ×展开的”，使收件人可以在了解邮件正题之后再读后面的内容，理解起来也就更加明确。

在自我介绍之后，不要再写多余的内容，而应尽快进入要点部分。开诚布公地把目的写在前面，收件人就能够迅速理解邮件的主旨，也可以没有压力地阅读下去。例如：

⭐️ 关于××事宜，有几项事情向您汇报。

⭐️ 希望您告知××的情况。

⭐️ ××的碰头会，需要变更一下日程。

把邮件的目的写在前面，能让收件人知道应该如何应对这封邮件。高效能人士看到 “日程”“变更” 等字样，就会打开自己的笔记本了。

第七，详细内容。

详细内容部分应该完善到让对方提不出问题，但是如果把没有必要的信息也写进去，反而会偏离正题，使邮件变得没有重点。从这一点来看，如何确定需要列入的信息十分关键。

有的人经常把要点和详细内容的位置互换，这样一来收件人不读到最后就无法得知这封邮件的目的。不知道邮件所为何事，阅读的时候负担就会很重，甚至有些收件人读到最后也不知道发件人发邮件的目的。我们要避免这样的情况出现。

写邮件，要把让收件人立刻了解邮件的目的作为第一要务，因为要让收件人行动起来，就必须使其对邮件目的有完整清晰的认识。从这一点来说，邮件首先要 “有意义”。

这本书还讲了邮件的视觉效果，教你怎么换行、怎么空格！告诉你怎么加关键词，怎么催回复！提醒你不要使用一些敏感词和禁忌语！

对职场新人来说简直不要太实用！