使用科目汇总表账务处理程序进行会计核算时，在完成日记账和明细账的登记工作之后，就需要根据记账凭证编制科目汇总表,以方便后期总账的登记工作。具体来说，企业可根据业务量大小来确定科目汇总表的编制频率，对于业务量较小的企业，可以每半月编制一次科目汇总表，登记总账时需要将该月的两张科目汇总表各科目的发生额逐次登记，以得到该科目的总账结果。对于业务量很大的企业，则可以每十日或每一周编制一张科目汇总表。

一、科目汇总表的结构与数据来源

科目汇总表中的数据是直接根据记账凭证的数据得到的，但在实际工作中，在编制科目汇总表前，会先根据“T型账”汇总本月有发生额的各个科目的借方发生额和贷方发生额数据，然后利用这个结果来编制科目汇总表。

【关于T型账】T型账可以很好地罗列多张记账凭证的数据，并得到某科目借方发生额与贷方发生额的合计数，从而方便科目汇总表的编制。一般情况下，T型账上方是科目名称，左侧罗列该科目本期的所有借方发生额，右方罗列该科目本期的所有贷方发生额。假设某公司本期涉及的现金业务有3笔:第1笔的记账凭证编号为001,借方5000元;第2笔的记账凭证编号为004,贷方3000元;第3笔的记账凭证编号为005，借方12000元，那么“库存现金”科目的T型账则如下图所示。

也就是说，要想编制科目汇总表，首先应将某会计期间的所有记账凭证逐笔登记到T型账中，然后为每个科目的T型账求得借方发生额合计数和贷方发生额合计数，最终将其登记到科目汇总表中。

科目汇总表的结构和各要素分别如下。

●年月日:注明科目汇总表编制所涵盖的会计期间。

●会计科目:在某会计期间所发生的经济业务中涉及的会计科目。

●借方、贷方:会计科目在某会计期间的借方发生额和贷方发生额。

记账凭证起讫号数：在某会计期间的涉及的第1张记账凭证至最后一张记账凭证的编号。

合计：某会计期间发生的经济业务中所涉及会计科目的借方发生额合计数与贷方发生额合计数，二者必然相等。

二、编制科目汇总表并合计发生额

科目汇总表通常是在T型账的基础上编制的。下面以已通过T型账录入了科目汇总表基础数据的的表格资料为基础，利用Excel合计发生额，并检验借贷是否平衡。

【案例效果图解】

【第1步】输入汇总的日期

（1）打开“科目汇总表”模板文件（如下图示），选中A2单元格；（2）在编辑栏中将会计期间设置为“2021年12月1日至2021年12月15日”，表示科目汇总表涵盖的的会计期间为2021年12月半月。

【第2步】输入涉及的记账凭证

选中D5单元格，在其中输入“001号记账凭证—032号记账凭证”，表示编制科目汇总依据的的是001-032号记账凭证。

【第3步】设计合计公式

（1）选中B17:C17单元格区域；（2）在编辑栏中输入“=SUM(B5:B16)”,表示借、贷发生额的合计分别为所有会计科目的借方发生额之和与所有会计科目的贷方发生额之和。

【第4步】查看会计结果

按【Ctrl+Enter】组合键返回借、贷双方的的合计数结果。

【第5步】设置检查公式

（1）选中D17单元格；（2）在编辑栏中输入“=IF(B17=C17,”借贷平衡”,”借贷不平衡，请检查！”)”，表示如果借方发生额合计等于贷方发生生额合计数，则显示“借贷平衡”；如果不等，则显示“借贷不平衡，请检查！”。

【第6步】查看检验结果

按【Ctrl+Enter】组合键返回检验结果。

【第7步】突出显示检查结果

将D17单元格的文本颜色设置为“红色“，以突出显示检查结果。

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