【自述】我是单位档案管理员，上级部门每年都要抽查档案，每次抽查或多或少都能发现一些档案材料问题，能不能一次解决，不再发生类似问题？

【解答】档案管理是一件严肃、认真的事情，来不得半点马虎。问题档案多数出在学历、入团、入党材料方面。归档材料严格审核把关，把有问题的档案材料挡在门外，是档案管理员的职责所在。

这些学历、入党材料都是成套的，由许多材料组成，缺一不可，归档的学历材料有:高中学籍册、高考成绩单、高考志愿填报、高中体检表、大学生登记表、大学各学期学习成绩单、大学生各学期考核登记表、大学生毕业论文答辩考核登记表，大学毕业生登记表、大学毕业证书、大学学位证书、大学毕业证书证明材料，而且多数材料缺失公章，没有经办人签名。一些材料因时间久远，后期补盖公章和补签名都相当麻烦。

学历、学位证明材料的缺失。多数档案只有毕业证书、学位证书的复印件，而无学历、学位证明材料，这就要求补办学历证明材料。

同样，入党材料中有入党志愿书、入党申请书、入党积极分子写实登记表、预备党员写实登记表、党课培训合格证书、党支部对入党积极分子的考察及政审材料，如入党志愿书填写不规范，支部书记不签名，没有支部公章，有些入党志愿书党委会讨论批准栏空白，或填写了但没有党委公章。

怎样杜绝有漏洞档案材料归档呢？需要把好材料入口关，将需要归档的学历、入党材料及时逐一进行审查，将缺失公章、签名的材料剔除出来，去补盖公章、签名。不要归入档案后，等档案检查发现有问题再去补公章和签字。

还有一些交来有问题的材料，就是涂改过的档案材料，凡遇到这种情况，材料需退回重新填写，这种情况在干部履历表、干部三龄两历确认表中发现较多。档案年龄一经确定，在填写干部三龄两历确认表更正年龄，是不允许的，仍按原档案年龄填写干部三龄两历确认表的出生年月。

要知道填错与涂改是两回事，以前有人有意将档案材料填错，最多的就是将入团志愿书和招工审批表的出生日期填大填小，档案材料中出现这种情况，只能是将错就错，以填错的出生日期为准，成为档案年龄，退休审核，当档案年龄与身份证年龄不一致时，是以档案年龄为准办理退休的。

图片来自网络

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