Excel制作员工档案查询系统,简单又高效!

醉香说职场 2024-02-12 07:53:38

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日常工作中,我们经常需要对员工档案信息进行查询管理,今天就跟大家分享WPS中用Excel制作一个简单的员工档案查询系统,简单又高效,使用函数公式就可以轻松搞定。(备注:用同样的方法也可以制作简单的产品信息查询系统、会员查询系统、库存查询系统等等,非常简单实用!)

如下图所示,制作员工档案查询系统分为两个工作表,一个是“员工档案查询”表,一个是存放所有员工信息的“员工档案信息”表。我们在“员工档案查询”中通过员工名称,快速查找出对应员工个人信息和照片信息。

操作步骤:

一、首先制作两个表格“员工档案查询”表和“员工档案信息”表

制作“员工档案查询”表和“员工档案信息”表可以根据实际需求制作,笔者就以下面这两个表格为例。

在制作“员工档案信息”表时,我们把“员工档案信息”表转换成超级表。

方法:

点击“员工档案信息”表中任意单元格→然后按快捷键【CTRL+T】,会弹出一个【创建表】弹出窗口,直接点击【确定】即可

备注:

把“员工档案信息”表转换成超级智能表,主要是因为超级表会把新添加的数据,自动纳入表格的数据范围中。这样后期有删除或者新增员工信息,在查询表中名称下拉菜单会自动更新。

二、制作“员工档案查询”表中的名称下拉菜单

方法:

首先选中“员工档案查询”表中“姓名”后面的空白单元格→点击【数据】-【有效性】调出“数据有效性”窗口→在弹出的“数据有效性”窗口“有效性条件”-“允许”中选择【序列】;“来源”选择“员工档案信息”表中产品姓名所在数据区域→最后点击确定即可

三、根据员工姓名查找其它档案信息

下面就以根据员工姓名来查找对应性别、照片为例,跟他们说一些具体方法。

1、根据姓名查找对应性别

在性别目标单元格中输入公式:

=XLOOKUP(B2,员工档案信息表!B:B,员工档案信息表!D:D,"")

然后点击回车,就可以查找到对应数据了。

2、根据姓名查找对应照片

在性别目标单元格中输入公式:

=XLOOKUP(B2,员工档案信息表!B:B,员工档案信息表!D:D,"")

然后点击回车,就可以查找到对应照片了。

当然,查询表格中的其它信息使用同样的方法设置就可以,最后效果如下图所示

解读:

①其实,主要是利用了XLOOKUP函数查找匹配功能,大家需要更新到最新版本的WPS才支持这个新函数。

②XLOOKUP函数介绍

函数功能:XLOOKUP函数是一个查找函数,在某个范围或数组中搜索匹配项,并通过第二个范围或数组返回相应的项,默认情况下使用精准匹配。

语法结构:=XLOOKUP(查找值,查找数组,返回数组,未找到值,匹配模式,搜索模式)。

语法解读:

第一参数:想要查找值,可以是单个值或者数组值

第二参数:想要在那个数据区域中查找

第三参数:要返回的数据区域

第四参数(可选):未找到值,就返回第四参数,省略它函数默认返回#N/A这个错误值

第五参数(可选):匹配模式,可填0、1、-1、2

参数为:0 ,精确匹配,找不到结果,返回 #N/A这个错误值,这是默认选项。参数为:-1,精确匹配或下一个较小的项。参数为:1,精确匹配,找不到结果,返回下一个较大的项。参数为:2 ,通配符匹配

第六参数(可选):指定匹配模式,可填1、-1、2、-2

参数为:1,从上到下进行数据查询, 这是默认选项。参数为:-1,从最后一项到第一项进行搜索。参数为:2,二分搜索(升序排序) 。 参数为:-2,二分搜索(降序排序)

以上就是XLOOKUP的所有参数,函数参数虽然比较多,但是第四、第五、第六参数都是可以省略的,我们在平时使用这个函数时一般只需设置前三个函数即可。

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