技术前沿：协同管理软件

协同管理软件与OA软件、ERP软件的区别和联系

OA软件是在ICT技术推动下发展起来的提升组织办公效能的软件系统。它从早期基于信息共享的工作沟通、文档管理、任务管理等功能，逐步发展到以流程和组织权限管理为基础的团队协作、业务处理、知识管理等应用。协同管理软件是在OA软件的基础上发展起来的新兴的企业管理软件。它包含了OA软件的功能，并延伸发展为从行政管理走向工作管理和业务管理的全领域应用，实现组织中全业务的构建应用和集成连接，成为支撑企业运营管控的重要平台。

ERP系统在生产制造型企业的资源综合管理MRPII（制造资源计划）系统的基础上，扩展到对企业资源和计划的管理。ERP以物料和财务为核心，对物流、资金流、信息流等进行全面集成管理，一个典型的ERP软件包括财务、订单、生产、采购、销售、库存、人力资源管理等功能。协同管理软件关注员工和组织内外协作，借助工作流、组织权限、智能表单等技术，帮助企业以零代码或低代码模式构建业务应用场景。协同业务应用与ERP中的业务管理形成了交叉和互补。相对于ERP来说，协同管理软件具有轻量化、快速部署、低成本使用以及个性化定制等特点。

目前协同管理软件和ERP软件在中大型企业中通常会同时被应用，通过协同管理软件与ERP等异构系统的集成整合，可以形成个人、团队、组织和企业的信息门户，实现企业和组织全局的信息聚合、展现和应用。除此之外，协同管理软件可以适用于企业、政府、事业单位等各类组织，而ERP软件更适用于企业。协同管理软件与ERP企业管理软件是共生关系。

协同管理软件与ERP同属于企业管理软件但属于不同品类，协同管理软件与ERP企业管理软件是共生关系，但是由于两个管理软件品类在设计理念、客户定位、应用定位、部署交付上存在显著差异，两者在可预见的未来是相互共生，应用上集成融合，共同满足客户需求的关系。通过协同管理软件与ERP等异构系统的集成整合，两者可进行功能和数据集成以实现业务信息系统的一体化应用，可以形成个人、团队、组织和企业的信息门户，实现企业和组织全局的信息聚合、展现和应用。

协同管理软件的定义

协同管理软件的核心思想是“以人为中心”，以协同工作、协同业务一体化管理为目的，将企业和组织中孤立分离的人、财、物、信息等资源、角色和状态进行有效的关联整合，帮助企业和组织规范组织行为、提升组织协作绩效、达成企业和组织的整体战略目标。

协同管理软件是建立在协同管理思想基础之上，基于组织模型、流程表单引擎、门户技术、信息交换与集成技术等，融合云计算、移动互联、大数据和人工智能等新兴技术，构建规范、聚合、驱动组织内外人、财、物等相关信息数据资源，实现人与人、人与组织、组织与组织、乃至产业链之间高效协作、统一运营管控的企业级管理软件，是企业、政府等组织实现新经济时代数字化转型升级的重要战略工具。

境内外协同管理软件差异

境外协同软件主要包括两类，一类是以群件（英文名称：Groupware）为基础和代表的协同平台软件，另一类是基于消息沟通的协作工具软件及服务。

群件是支持群体工作需要的应用软件，帮助企业和组织完成用户个人或组织间的信息传递、用户工作团队中的信息共享以及业务过程的自动执行和完成。

境外协同软件中的群件与国内协同管理软件具有较大差异：群件是企业软件系统的一个基础架构，而企业协同管理软件是一种企业级应用软件系统；境外该类协同软件大多以即时通讯、电子邮件、文档管理应用为主要功能，要实现国内专业协同管理软件在信息门户、工作与业务协同、应用定制、连接集成等方面的功能应用，需要在群件架构基础上进行定制开发和配置，从而境外群件产品大多不具备国内协同管理软件的产品化特征。境外此类协同软件的典型代表是IBMDomino/Notes系统；国内协同管理软件主要产品包括发行人的A6/A8/G6产品、泛微网络的e-Office/e-cology产品,以及蓝凌软件的EIS/EKP产品等。

境外另一类应用比较广泛的协作软件是协作工具软件及服务，其主要特征是基于消息的协同工具软件及服务。该类软件为组织/团队提供了一个中心化的信息交流平台，将邮件、即时消息（IM）、短信、讨论、存储、计划/任务、审批等工作中使用的工具和服务整合到一个平台上，把各种碎片化的企业沟通和协作集中到一起，形成统一的团队沟通协作入口。

境内外该类产品差异不大，境外该类软件的典型代表是Slack，国内同类软件包括了钉钉、企业微信、Teambition等。该类协同工具软件及服务的功能和应用相对单一，与境内协同管理软件相比无法满足企业和组织在协同管理方面更深层次的应用需求。

协同管理软件的应用价值体现在以下方面：

a.信息聚合，打造企业级工作管理入口。按照不同业务应用场景、角色、权限和资源等关键要素的定义形成企业级、部门级和个人级的个性化工作桌面，实现企业和政府组织分层的信息门户和统一的工作管理入口。

b.移动互联，构建跨时空全员应用场景。实现企业和组织在任何时间、任何地点的跨时空协作。同时，协同管理软件通过整合各类企业级移动应用场景，可帮助企业和组织实现更丰富的移动应用，形成企业级移动端应用门户。

c.流程管控，推动组织运营敏捷化、规范化运营。在保障整个企业或组织的相关制度规范有效落地实施基础上，可及时调整、修改和优化原有的流程、条件和角色定义，以保障组织业务的敏捷性和企业战略目标的实现。

d.应用定制，满足企业个性化需求。可以根据组织中的业务应用场景，创建相应的业务应用系统，并按照组织和业务变化的要求进行灵活调整，实现对组织业务快速灵活的构建，以适应环境与业务模式变化所带来的业务协作新要求。

e.系统整合，打通信息孤岛。整合孤立的信息系统，在统一的界面上展现和应用各个系统和应用的数据信息，消除异构系统之间的“信息孤岛”；还可以与企业或组织外部的应用系统等实现集成整合，实现跨组织的协同工作管理。

f.知识共享，创建学习型、知识型组织。按照知识管理体系建立包括知识地图、知识仓库、知识社区、输入输出等模块的统一知识管理平台，促使组织内部各类知识与信息的采集和沉淀，形成组织在知识与经验积累上的增量空间。

g.智能技术，让工作和管理更轻松、更科学。通过智能技术，实现系统中组织行为数据和关键业务数据的挖掘、分析和利用，同时可以将员工或管理者从日常繁琐的工作事务中解脱出来。实现企业工作、管理更精准、科学。

外包服务的采购

对于需要采购外包服务的项目，软件公司自有员工作为项目经理、方案顾问等关键角色，外包软件服务商在实施交付和提供技术服务过程中主要承担基础工作。软件公司基于项目实施方法论等业务规范和实施工作平台对需要采购外包服务的项目进行整体把控，是否采购外包服务在项目交付规范性、服务质量标准等方面不存在显著差异。

软件公司与外包服务提供商确定合作意向后，与其签订合作协议，约定服务管理、考核标准、结算方式、知识产权归属等事项；软件公司在项目发生实际需求时，与服务提供商签订《实施/客开/运维外包合同》，约定其参与具体项目的人员、结算单价、预计的服务期限等事项；根据项目进度，服务提供商向软件公司出具项目结算单据，并经公司确认后，由财务部进行结算。

服务提供商管理制度，包括服务提供商准入管理、选择与维护等流程的控制，具体情况如下：

A.服务提供商准入与管理公司每年根据外包服务商准入标准，制定通过审核的服务外包商名单纳入合格供应商资源库。公司从企业资质、项目经验、技术人员数量和资质、是否通过公司产品功能考试等多个方面设定准入条件；公司建立服务提供商准入的审核流程，并经公司实施/客开/运维管理部审核备案后颁发《公司伙伴合作证书》，使用公司标准的服务采购合同模板签订合作协议；对持续合作的服务提供商，公司对其通过年审来评估服务提供商的持续服务能力。

B.服务提供商的选择服务需求部门根据项目实际需求，在公司服务提供商资源库中选择，并将相关合作资料提交公司管理部门进行审核。根据公司实施客开外包管理相关制度，需要选择通过准入审核的服务外包商。在项目发生实际需求时，根据项目规模大小、报价信息等，选择合适的外包服务商签订合同。

外包软件服务合同主要条款包括：

a.服务内容及范围：软件公司委托外包软件服务商根据软件公司的工作任务书/二次开发需求及解决方案确认书/运维支持申请单等文件及相关标准和规范独立或与软件公司共同完成项目的客户提供实施/客户化开发/运维等服务工作；

b.项目的确认/验收：软件公司对外包软件服务商的工作进行验收；

c.保密义务/知识产权归属:外包软件服务商需对合同所涉及的保密信息采取保密措施；技术成果等知识产权归软件公司所有；

d.服务费及付款方式：外包软件服务提供商根据项目进度向软件公司出具项目结算单据，以软件公司认可的有效工作量为准进行结算，最终结算金额不得高于本合同金额。软件公司以银行转账的方式按进度支付服务费，外包软件服务商应向发行人提供增值税发票。

C.服务提供商的管理及维护公司在外包服务商的管理方面，采用“总部直控”的方式，各区域自主发展和管理稳定的外包服务合作伙伴，总部统一管理外包服务商的数量和质量，并按照区域所需资源申请进行调配。公司建立了服务提供商资质年审及续签评估机制，根据往年承接项目数量和合同金额、从业人员数量、资质证书、服务质量、需求响应时间等方面对外包服务商进行考核，对于年审未通过的服务提供商，不允许发生外包服务，公司有权要求其限期整改或取消服务提供商合作资格。

D.外包服务内容及提供方式外包服务内容主要指根据实际业务需要代替公司承担项目软件安装、开发、测试、培训和运维交付等辅助性技术服务工作，完成项目启动、系统建设、系统上线、项目验收等。

E.价格确定方式及价格波动风险软件公司主要以年度为单位，在外包服务商准入或资质年审时，针对外包顾问的技术等级进行考核定级，按照定级标准和市场水平确定人天单价，单价审批备案后作为当年外包服务商价格计算的标准。在外包技术人员等级未发生变动前，外包单价不会出现价格变动。实际发生项目承接业务时签订具体项目合同，主要以项目工作量评估人天，并根据对应外包服务商单价计算合同总金额，最终在评估范围内以实际发生的工作人天结算款项，最终结算金额不得高于合同金额，超出合同约定工作量部分需另行签订合同。

F.外包人员管理及薪资待遇外包人员与外包服务商签署劳动合同，与外包服务商构成劳动关系，由外包服务商统一进行管理并支付工资薪酬。

G.外包软件服务商的可替代性和依赖性软件公司提供的服务流程中涉及的主要角色及外包服务适用的角色如下表所示：

协同管理软件已经逐步成为继ERP等企业级管理软件之后重要的企业级管理软件之一，是企事业单位及政府机构实现信息化运营管理的重要手段。

随着新一代信息技术的发展和企业数字化转型升级的速度的加快，协同管理软件开始向平台化、移动化、云化、智能化等方向发展，成为企业、政府统一的工作入口和运营中台。

A.产品平台化

近几年，协同管理软件在企业运营管理中的价值彰显，其功能应用不断迭代扩展、定制化需求的提升以及集成连接的纵深，产品平台化成为了协同管理软件产品重要的发展趋势，平台化将极大提升协同管理软件产品的扩展性、开放性和集成性，促进产业链上下游合作共赢。

B.应用移动化

随着智能手机性能提升和普及应用，以及移动互联网技术的快速发展，企业在移动环境下的沟通协作和业务应用大量涌现，实现业务的实时化处理，进一步改变了企业组织的工作模式，移动环境中的工作管理正逐渐成为国内企业组织实时沟通、高效协作、提升工作效率、增强管理运营水平的重要手段。

C.服务云端化

云计算SaaS/PaaS的产品服务模式是将协同管理软件的功能应用通过互联网公有云方式提供，该模式减少了企业购买、构建和维护基础设施、应用软件的成本和繁杂工作。随着中小企业、小微组织对协同管理软件的需要增多，基于SaaS/PaaS云模式的产品和服务将是协同管理管理软件的一个重要趋势。

D.管理智能化

随着大数据、人工智能技术在信息系统中的应用步伐逐步加快，推动了其在协同管理软件产品和服务中的融合应用速度，并且正进一步提升了协同管理软件的商业价值。大数据及人工智能技术的不断发展成熟，将极大提升协同管理软件的智能化程度。

业务流程

研发流程

销售流程

整个服务流程

未来变动趋势

协同管理源于组织管理的内在需求，只要有企业和组织存在，就需要建立实时、动态、协作、开放的管理运营体系，因此，协同管理软件可以应用到大部分的行业和领域。国内企业和组织数量众多，其需要通过信息化建设提高管理效率和规范化程度，不同类型及规模的组织对协同管理软件有着不同的需求，随着各类组织个性化应用需求不断凸显、协同管理软件功能的扩展提升，以及国内信息化建设的不断推进，协同管理的需求将被逐步激发，市场容量将不断增加。

协同管理软件为新兴的企业级管理软件

协同管理软件作为新兴的企业级管理软件，已经成为组织工作的入口和日常工作管理的工具手段，通过企业内外、产业链以及政府部门中“人”为核心的数据、信息、角色、权限、资源、状态、目标等的有序、有效连接和集成整合，实现在不同行业、企业和组织环境下的高效协作，提升企业、政府和组织的运营管理效率，加快实现企业、政府等组织的数字化转型升级。

协同管理软件建立在“以人为中心”的协同管理思想上，通过企业内外、产业链以及政府部门中“人”为核心的数据、信息、角色、权限、资源、状态、目标等的有序、有效连接和集成整合，实现在不同行业、企业和组织环境下的高效协作，有效提升企业、政府和组织的运营效率。

近年来，随着新兴互联网企业的兴起以及企业数字化转型升级，部分大中型企业开始逐步建立数字化运营中台，以提升组织轻量化应用的快速迭代能力和数据集成应用能力，从而支撑组织的业务快速变化和创新，企业数字化运营中台建设的加速提升了协同管理软件的新需求。

协同管理软件可以提供低代码开发平台以及数据集成平台，其价值主要体现为：一是满足客户广泛和个性化的平台应用场景构建；二是对企业应用开发效率的提升和开发成本的降低；三是实现企业统一的工作入口和数据整合应用价值。企业数字化运营中台建设的快速发展为协同管理软件带来了新的发展机遇。

移动互联构建移动协同应用新产业

移动互联网的发展对企业组织的工作管理模式、运营效率提升带来了新的机遇。协同管理软件运用移动互联技术，通过移动即时通讯（IM）、视频会议等功能和技术，结合移动互联下的业务应用场景，形成企业和组织在移动端的工作入口和应用门户，实现企业员工、管理者可在任何时间地点相互连接和协作。此外，协同管理软件可以集成整合第三方企业级移动应用，帮助企业和组织部署更丰富的移动应用。协同管理软件厂商、腾讯、阿里巴巴、移动应用开发伙伴等将构建起新的移动协同应用产业生态，形成新的企业级移动应用产业。

大数据、人工智能为协同管理注入新动能

近年来，大数据及人工智能技术逐步应用于企业和组织的信息系统建设中，协同管理软件作为各行业企业通常使用的工作和管理入口，不仅每天流动和产生企业的关键业务运营数据，且其全员的应用特征还将形成员工、团队、组织以及产业链之间相互协作的行为大数据。企业可对上述数据进行挖掘、分析、学习和利用，形成商业智能和专家系统，为经营管理提供准确、科学的决策，同时还将对企业中的岗位、部门、流程、工作结果等方面提出有效的评估和建议，形成更高效、专业、智能的工作管理模式。此外，企业通过在协同管理软件中运用语音、图像、软件机器人等技术，在解放员工或管理者繁琐工作的同时，形成可以替代人类的人工智能业务协作系统。

IBMNotes/Domino具有完善的工作流控制、数据库复制技术和完善可靠的安全机制，适合于处理各种非结构化与半结构化的文档数据、建立工作流应用、建立各类基于Web的应用。它全面实现了对非结构化信息的管理和共享，内含强大的电子邮件功能及工作流软件开发环境，是实现群组协同工作、办公自动化（OA）的开发环境。