明细账是根据会计科目明细开设的账簿，用于明细反映企业的经济业务和会计信息。明细账的格式有多种，常见的三栏式明细账、数量金额式明细账和多栏式明细账。其中，三栏式明细账是最基础、最常见的一种格式，主要用于登记只进行金额核算的资本、债权和债务类账户，如“应收账款”“应付账款”“应交税费”等账户。下面以三栏式明细表为例，介绍明细账模板的制作和使用方法。

一、明细账的账页格式

三栏式明细账主要由“借方”、“贷方”、“余额”等3个栏目组成，分别用于记录相应账户的收入、支出和余额情况。这实际上与日记账的结构是是类似的，不同之处在于明细账还需要考虑余额的方向，即登记账户的余额是在借方还是贷方。下面所示为应收款明细账，其结构和各要素的作用如下。

年月日：相关科目所对应经济业务的发生日期，即所依据记账凭证中的日期；

2级科目：注明2级科目的名称，如果还有3级科目，则在该处换行填写“3级科目：”字样。

凭证编号：需要将所依据的记账凭证类别类别和编号登记到此处，如“记008”、“现收028”等。

摘要：所依据记账凭证中的摘要。

借方、贷方：如果记账凭证中该账户的发生额在借方，那么明细账上就登记到借方；如果记账凭证中该账户的发生额在贷方，那么明细账上也登记到贷方。

借或贷：反映登记账户在每一笔结出余额的借贷方向。

余额：只需登记期初余额和本月合计余额（即期末余额），每笔经济业务发生后不需要计算余额，这点与日记账有所不同。

二、设计并使用应收账款明细账模板

相对于日记账而言，明细账模板的制作难度主要集中在期末余额的计算以及余额方向的判断上，它需要结合会计科目的性质和期初余额的方向来综合考虑公式应该如何设计。假设某公司“应付账款----A商贸有限公司”科目的余额为贷方10000元，下面以此为例介绍如何在Excel中制作和使用明细账模板。

(案例效果图解)

1、通过输入和复制的的操作完善基本数据

下面首先手动输入明细账中中的年份、2级科目名称和期初余额的相关内容，然后通过提供的记账凭证登记相关数据。

【第1步】输入年份和2级科目

打开【明细账】模板文件（如下图示），选中A2单元格， 在编辑栏中将“0000”修改为为“2021”；（2）选中H2单元格，在在编辑栏中的冒号“：”后输入2级科目名称：“A商贸有限公司”。

【第2步】输入并设置期初余额

在第4行中的相应位置输入期初余额的相关数据，然后选择A4:H4单元格区域，按【Ctrl+B】组合键加粗显示。

【第3步】查看并复制记账凭证摘要

（1）切换到“记账凭证06.08”工作表；（2）查看记账凭证的日期、编号、应收账款的发生额及方向，然后复制摘要单元格的内容。

【第4步】登记到明细账

（1）切换回“应收账款明细账”工作表；（2）在第5行相应位置输入日期、凭证编号，然后选中D5单元格，按【Ctrl+V】组合键将复制的内容粘贴到此处，最后输入借方发生额。

【第5步】查看并复制记账凭证摘要

（1）切换到“记账凭证06.22”工作表；（2）查看记账凭证的日期、编号、应收账款的发生额及方向，然后复制摘要单元格的内容。

【第6步】在账簿中登记相关内容

（1）切换到“应收账款明细账”工作表；（2）在第6行相应位置输入日期、凭证号，然后选中D6单元格，按【Ctrl+V】组合键将复制的内容粘贴到此处，最后输入贷方发生额。

2、设计本月合计栏目

下面首先输入本月合计栏目的基本数据，然后通过各种公式和函数函数，完成借方、贷方、借贷方向以及余额的输入。

【第1步】输入并设置本月合计栏目

在第7行相应位置输入本月合计的基本数据，然后选中A7:H7单元格区域，按【Ctrl+B】组合键加粗显示。

【第2步】对发生额进行求和计算

（1）选中E7:F7单元格区域；（2）在编辑栏中输入“=SUM(E5:E6)”。

【第3步】查看合计结果

按【Ctrl+Enter】组合键即可同时返回借方发生额和贷方发生额合计数的计算结果。

【第4步】设计余额公式

（1）选中H7单元格；（2）在编辑栏中输入“=-H4+E7-F7”，表示表示期末余额=期初余额+借方发生额合计数-贷方发生额合计数。

【注】明细账期末余额的计算公式应综合考虑科目性质和期初余额方向来设计。“应收账款”属于资产类科目，根据“借增贷减”的规则，其余额应当在借方。如果余额在贷方，应当添加负号表示为负数。而“应付账款”属于负债类科目，若期初余额在贷方，则根据“贷增借减”规则，其期末余额的公式就应当为H4+F7-E7。综上，系统就可以根据余额为正还是负来判断其在借方还是贷方。

【第五步】控制结果为绝对正数

继续在编辑栏中输入“=ABS()”，将步骤4中的公式放在括号里面作为ABS函数的参数。该函数将返回数值的绝对值，从而防止期末余额出现负数的现象。

【注】ABS函数就是绝对值函数，可以返回引用数据的绝对值，其语法结构为:ABS(number)，有且只有一个参数“number”，其表示引用的单元格地址或常量。

【第六步】查看期末余额的结果

按【Ctrl+Enter】组合键返回期末余额的结果。由于返，回的是绝对值，所以并不知道该结果到底为正还是为负，所以还需要另外通过借贷方向来表示。

【第七步】设计借贷方向的公式

（1）选中G7单元格；（2）在编辑栏中输入“=IF(-H4+E7-F7>0,)”,表示利用IF函数判断期末余额的结果是否大于0。

【第八步】设置真值返回的结果

在编辑栏中设计IF函数的真值结果，即“借”，表示如果期末余额的结果大于0，则余额方向为借方。

【第九步】嵌套IF函数返回假值结果

继续在结果栏中输入“IF(-H4+E7-F7<0,”贷”,”平”)”，将这个IF函数作为前一个IF函数的假值返回结果参数，其表示如果期末余额不大于0，那么就所执行这个IF函数的内容。该函数的作用是如果期末余额小于0，则结果为“贷”，说明期末余额在贷方；如果期末余额等于0，则结果返回“平”。

【第十步】查看期末余额的借贷方向

按【Ctrl+Enter】组合键返回期末余额的借贷方向。