近日，国家档案局签发第22号令，发布了《电子档案管理办法》。该管理办法于2024年11月1日起施行，主要对电子档案的形成、整理、归档、移交、接收、保管、处置、利用等生命周期全过程进行了规定。
第三章 电子文件整理与归档。本章是电子档案管理的核心表述，也是企事业单位在相关法规制度下开展电子档案管理的指导意见。分别涉及“三合一”制度、归档整体要求、数据资源格式、收集整理、归档、电子档案管理等方面。
“三合一”制度：归档范围、保管期限、档案分类是档案管理的基础。《“十四五”全国档案事业发展规划》以及全国档案局长馆长会议中多次提出推行机关档案“三合一”制度的要求。全面推进“三合一”制度，对于进一步提升档案基础业务和信息化水平，建设覆盖面更加广泛、内容更加丰富、结构更加优化的档案资源体系有重大意义。“三合一”制度的制定，需结合国家法规和标准规范，笔者认为，此处可参考《企业文件材料归档范围和保管期限》（国档局10号令）、《企业档案管理规定》（国档局21号令）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国档局8号令）、《机关档案管理规定》（国档局13号令）等行政法规以及各省市发布的操作指导。
归档整体要求：业务系统需全流程（形成、办理、流转、存储）保障电子文件的真实、完整、可用、安全，对于如何保障，在《总则篇》已有涉及，此处不再赘述。“办公自动化系统、业务系统的归档功能应当符合相关标准规范”与《档案法》中“应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接。”相对应，业（含OA、财务、基建、项目等系统）档融合是电子档案管理的主基调。
业务系统需具备的归档功能主要参照的规范包括《电子文件归档与电子档案管理规范》、《电子档案单套管理要求》以及相关行业或专业档案的规范,如《政务服务事项电子文件归档规范》、《党政机关电子公文归档规范》、《电子会计档案管理规范》等，此类规范中对业务系统归档功能、档案系统具备的功能、业务系统与档案系统的衔接等方面进行了概要描述，可在系统实际建设过程中遵照执行。
在电子档案全过程管理的实操中，业务系统一般很难按规范要求进行元数据及电子文件的封装与数据交换，业务系统在保证电子文件的真实、完整、可用、安全的前提下，仅提供元数据与电子文件，完成数据与文件的推送。此种情况下，就需要档案系统代替本该由业务系统建设的归档功能，建设预归档系统。其再通过数据包交换方式进入档案系统，业务人员在档案系统中进行文件归档，档案人员在该系统中进行档案接收，双方形成交接登记表，最终由档案管理人员在系统中进行档案相关管理。从我国企业业务系统实施数量、电子档案管理成本、管理流程优化等因素综合考虑，将电子文件归档和电子档案管理功能由独立的电子档案管理系统执行是最经济、合理和科学的方案。
数据资源格式：办法强调了电子文件与元数据同时保存，电子文件应“具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。”，由此可见，电子文件不是有些人认为的仅可以保存版式文件，对于流式文件一概不予接收。而是要确保有保存价值的文件都得以保存（如，档案复用时可能需要原版的word文件），归档电子文件支持版式文件转化即可。这与《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894）第8.3条要求相一致，列明了文本、图像、音视频、邮件等可使用的格式要求。电子文件元数据格式，在GB/T 18894 8.4同样进行了说明，至于最终采用什么格式，与归档接口有紧密关系。
收集整理：形成部门应当在电子文件形成、办理、收集过程中完成保管期限鉴定、分类、命名等工作，确保电子文件符合归档要求，并且完整采集描述电子文件内容、结构和背景信息的元数据及其整个管理过程元数据。此要求与《电子文件归档与电子档案管理规范》相一致，该要求的落实即要求业务系统内置保管期限、分类、命名规则等档案管理要素，档案系统对业务系统的要求需提前规划与对接。
禁止使用非开放的压缩或加密技术，这一要求确保了电子文件管理的透明度和开放性，避免因技术及厂商限制影响文件的后续管理和利用，电子档案的可用性与安全性必须得到贯彻。
办法着重对“党政机关电子公文归档，应当去除电子印章的数字签名信息，只保留印章图形。”做出要求，同样是为了保障电子档案的长期可用性与安全性与《电子档案单套管理一般要求》电子档案归档功能要求相同。此要求的落实可通过在电子档案系统中增加“文件生成方式”元数据来进行标识。
归档：业务部门与档案部门对电子文件及元数据进行清点、登记和检测，双方签字确认，确保档案真实、完整、可用与安全。双方交接记录在实操中可参照《电子文件归档与电子档案管理》中附录A执行，一般在既定归档流程完成后，由电子档案系统自动完成。
电子档案管理：档案管理人员对接收的电子档案进行二次审核，对档案进行整理，如编制档号、确认保管期限等工作，确保电子档案符合档案管理要求，履行“收、管、存、用”职责。（来源：用友政务）
