近日，国家档案局签发第22号令，发布了《电子档案管理办法》（以下简称：《办法》）。该管理办法将于2024年11月1日起施行。《办法》主要规范了“电子文件归档及之后的电子档案管理各环节”，对电子档案的归档到保管使用、转移、备份、利用开放、销毁的生命周期全流程进行了全面规定。

从信息化角度而言，医院等单位要满足《办法》的要求，需要从电子档案形成与整理、业务系统归档等方面入手，全面提升电子档案信息化管理能力。

1电子档案形成与整理

医院内的数字化流程系统包括办公自动化系统、医院运营管理系统（涵盖财务管理、人力资源管理、物资管理、合同管理等模块）等系统，对应电子档案的生成、应用等环节，只有从数字化流程系统入手，才能从源头确保生成的原生的电子档案，而无需耗费大量时间精力将纸质档案转化为电子档案。

反之，由于管理策略、数字化系统缺位等原因，医院仍然有相当比例的流程还处于“纸电混合”模式中，这影响了电子档案的实施效果。例如，在电子会计档案方面，由于纸质火车票的存在，还有着大量的贴票报销需求，会计档案的无纸化进度迟迟无法提升，但随着铁路客运推广使用全面数字化的电子发票，火车票据的电子会计档案来源问题得到解决，会计电子归档将实现巨大飞跃。

因此，成熟的数字化流程系统应该能够尽可能支持各项事项的生成、应用与流转，在具备规范的要素的同时，契合合规化要求。《办法》规定，电子档案需要满足的要求包括：

l 来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。

l 程序规范。全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯。

l 要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。

2电子档案归档与管理

《办法》要求，电子文件归档格式应当具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。电子文件元数据格式应当符合国家有关标准规范要求。

以医院为例，医院的电子档案广泛包括电子病历档案、居民电子健康档案、影像检查档案、电子会计档案、电子合同档案等专业资料。传统的电子档案归档与管理模式广泛存在着如下问题：由于互通性等问题，数据归集广泛依托于人工管理，带来了巨大的工作负担；电子数据的信息安全管理等制度待完善，防止数据泄露、保障隐私是重大挑战；数据管理质控体系要完善，难以监督档案内容的真实性、逻辑性以保数据质量。

因此，通过数字化手段来强化电子档案归档与管理成为重要方向。在电子会计档案方面，用友HOP系统提供了对于电子会计档案管理的支持，能够实现从会计资料的接收、传递、存储和利用，进行全流程无纸化管理，充分利用会计核算信息系统数据，实现电子会计档案自动分类归档，保证会计资料完整性，采用先进的多重技术保证数据的可靠性防篡改。逐步形成安全规范的电子会计档案调阅管理流程，既满足调阅者方便快捷的查阅需求，又确保会计档案数据的安全保密，保障会计档案在更大范围内高度共享和数据利用，减轻工作人员管理、查阅工作量，提高工作效率，强化管理，扩大信息化的范围，提高内部管理层次，极大的改善会计档案管理水平。

用友HOP支持对需要归档的凭证、账簿、报表进行归档操作，按照财务核算账簿+会计期间进行归档操作，所有归档数据均输出 PDF 文件及 XML 两种形式。

3电子档案开放与利用

《办法》规定，组织机构应当建立电子档案利用制度，采取有效管理措施和技术手段，充分利用政务网、互联网等渠道实现电子档案便利、高效、安全利用；组织机构应当根据不同服务对象和利用范围，建立相应网络的档案数字资源利用服务平台。

用友电子档案管理方案支持数字化的电子档案利用能力。在信息中心中，用户可以快速检索和浏览公司内多种形式的文档，文件等信息，并进行在线审批、下载以及传递共享。在文档中心中，用户可以对文档进行文件夹管理和在线编辑修改，实现线上编辑协作。在知识中心中，用户可以进行学习和知识检索等操作，便于员工知识的积累和共享。在档案中心中，用户可以扫描纸质档案信息，导入系统进行集中管理。