工作总结内容转换成地方志书记述的方法
工作总结是编写地方志书收集资料的主要来源之一，但工作总结与地方志书毕竟不是同一体例，如果工作总结中的内容不经加工整理而将逐年资料简单按时间顺序连接后入志，那么地方志书记述资料势必会出现“流水账”痕迹。
在笔者审阅或编审的各类志书的记述内容中存在大量第一人称的记述，如我市、我局、我委、我室等，用词概念不准确、不规范，如截至与截止、台帐与台账、制订与制定（“定”更侧重于确定性和稳定性，而“订”则更多指事先经过双方商讨的约定，并非确定不变的决策）、其它与其他，一律为其他，时问表述不具体，如今年、去年、明年、本月，最近 多年来 、近期、近来、以前、很早、目前、至今、曾经、早期、当时等，词语含混不清，如面貌一新、圆满结束、效果显著、胜利完成、遍布各地、大大提高、显著下降、逐渐恢复等，都是含混不清的词语，不能滥用。象“大概”、“可能”、“估计”、“极其”、“巨大”、“特别”、“差不多”、“最”、“很”这类臆测性的词语等不能用。还有空话、废话、套话，甚至出现较多“流水账”痕迹的问题。
一、工作总结内容与地方志书记述资料的主要异同
相同之处：工作总结内容与地方志书记述资料都反映有所做的工作、发展的背景、取得的主要成绩(经验)、存在的问题，完成工作的结果(取得的效果)等。
工作总结内容与地方志书记述资料的不同之处主要有四个方面：
1．两者性质不同。工作总结属于总结类常用文书，是对已经做过的工作进行理性的思考，即对过去某一时期或某项工作的情况(包括成绩、经验和存在问题)的总体回顾、评论和结论。所以有全面性工作总结和专题工作总结之分。地方志书是资料性文献，即具有较高存史价值的地情书。
2．发挥作用不同。工作总结是人们把零散的、肤浅的感性认识上升为系统、深刻的理性认识，从而得到科学的结论，以便改正缺点，吸取经验教训，使今后的工作少走弯路，多出成果。地方志书具有存史、资政、育人的作用。
3．记述内容不同。工作总结就是对一个时期或某项工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，从而得出引以为戒的经验。地方志书是记述一个行政区域内自然、政治、经济、文化、社会的历史与现状；内容完整，横不缺要项，纵不断主线；记述人、事、物，时间、地点、事件经过等要准确、齐备。
4．行文特点不同。工作总结行文的主要特点有中心突出、重点明确、逻辑性强、符合事实、数据说话等五点。数据说话即通常将发展指标量化，以指标数字的形式直观醒目地展示发展情况、规划未来的发展蓝图。工作总结还可以赞誉，阶段性记述，概括性叙述经验和教训。地方志书行文的主要特点有四点：(1)纵述史实，不断主线，明古详今，述而不论；(2)时间、空间概念表述准确具体，指代明确；(3)行文严谨、朴实、简洁、流畅；(4)慎用评
价词语，不用模糊、空泛词句。
二、如何从工作总结中摘录地方志书所需资料
如何从工作总结中发现并摘录地方志书所需资料，需要编写者具有一定的技能和眼光。从工作总结中发现并选择地方志书所需资料的步骤：首先需审视标题，选择地方志书所需资料，并提炼标题作为地方志书目录标题；再通读正文，摘录地方志书所需资料；然后摘录资料，做到资料要素齐备。
1.审视标题，选择地方志书所需资料，提炼标题作为地方志书目录标题
工作总结中的标题是一个单位所做的工作类别，注意审视标题名称，选择地方志书所需资料，做到不漏缺主要工作(事物)，并从标题中提炼出地方志书的目录标题。如工作总结中的“统筹推进新型城市化建设”“有效提升生态环境质量…‘不断加强政府自身建设”的标题，根据地方志书“标题简明准确”的要求，分别提炼为“城市化建设…‘生态环境质量”“政府自身建设”作为地方志书目录标题。
2.通读正文，摘录地方志书所需资料需要通读并全面了解所选工作总结标题的所
记内容。工作总结中记述的各类工作(事物)及发展背景、取得的成绩(经验)、存在的问题(教训)、采取的方法(措施)、提供的政策和工作结果等都可以作为地方志书的主体资料，予以详细摘录备审。从工作总结中摘录的资料中，如有顺序号的，应删除掉，可视情况分别改用分号“；”或句号“。”如按时间顺序分段的，亦应将顺序号删除掉，可视情况作为地方志书记述内容的自然段。摘录资料，做到资料要素齐备在工作总结中摘录的资料，需要注意人、事、物，时间、地点、事件经过等要素齐备。同时注意每一项工作(事物)的发端、变化和现状的资料。
三、如何将工作总结中摘录的资料转换成入志资料
《地方志书质量规定》要求，地方志书行文不用总结报告等写法。要将从工作总结中摘录的资料转换成入志资料，需要对资料作进一步的选择、整理、核准，同时消除“流水账”痕迹。
(一)选择资料，即选用入志资料，必须坚持以下五
个原则：
1．删去不全面、不连贯、不系统的零星资料。
2．选择准确、真实的反映客观事物本质的资料。
3．选择表达观点需要的资料。
4．选择具有广泛代表性的典型资料。
5．选择体现时代特点、地方特色的资料。
(二)规范资料，即规范入志资料。规范入志资料须注重以下八点：
1．纵述史实必须有事物(工作)发端、变化的历史和现状(地方志书下限年份)，不缺失事物(工作)发展的主要方面和事物(工作)发展的重要阶段，反映事物(工作)发生、发展过程的资料应连贯、系统，人、事、物，时问、地点、事件经过等要素齐备。
2．需要使用规范的现代语体文记述，不用工作总结等的写法。
3．除引文和特殊情况外，以第三人称记述，不用“我市”“我镇”等第一人称。
4．用词概念要准确，言必有据，据事直书，不用“大抓…‘大搞”等不确切的词语，不用“有人认为”“由于种种原因”等含混不清的词语。杜绝浮词、虚词、空话、大话、套活。
5．去除滥用的时态助词、模糊词句、空泛
词句。
6．时问概念表述准确具体，不用“今年”“前年”“目前”“现在”等时间代名词；不用“最近”“以前”“以后”等不确切的时问概念；表述年份应完整具体，不用简称，如“1990年”“1998年”不能写成“90年…‘95年”；表述时间段也应详细，写明起讫年份、月份或日期，不能写几年前、四五年前等。
7．各种组织、机构、法律法规、文件、会议等专用名称使用全称。使用简称的，可在适当地方括注于全称之后。简称概念准确规范，不产生歧义。
8．有关历次政治运动和政治斗争的表述，应按中共中央《关于建国以来党的若干历史问题的决议》及中共中央有关文件的提法使用。例如，不用“四人帮”之称，而应写成“江青反革命集团”。“文化大革命”不能简写成“文革”。
(三)核准资料 从工作总结中摘录的资料还须逐一考证，多方印证，鉴别真伪，确保人志资料的真实可靠，即资料经过鉴别、考证、核实，时问、地点、人物、单位、事实
等准确，尤其是统计数据，需要核准统计数据的定义、含义、统计口径和计算方法等。
(四)消除“流水账” 工作总结中摘录的资料，如出现每年都记相同的项目或像大事记这样记述的事物，可分别采用设计制作数字表格、设置节前无题小序的方法处理。
