做了十多年的供应链工作，把自己总结的制度经验等分享给同行，希望对大家有所帮助
一．目的：
为了规范供应商的开发过程，以便于选择适合企业需要的合格供应商，使供应商数量符合2+N原则，特制定本规范。
二．适用范围：
人的范围：考察小组成员
物的范围：所有公司采购物资
三．职责：
1、XX负责组织本规范的编制和完善
2、XX负责本操作规范的审批
3、XX负责本操作规范的执行
4、XX负责本规范执行的检查。
四．操作规范：
序号
步 骤
责任人
具体内容
1
提出寻源需求
需求
人员
寻源需求包含不限于以下方面：
1.1.使用部门、研发提出新品原料/物料的寻源需求。
2.2.采购部为降低成本或提升原料品质提出的寻源需求。
3.3.针对不满足2+N条件的物料提出的寻源需求
4.4.应急突发物资寻源需求
2
查证现有供应商
寻源采购员
寻源采购员根据收到的寻源需求，查看现有企业的供应商资源库是否满足需求：
1.如果有满足条件的供应商：选出2—3家供应商进行合作意向谈判，并要求供应商提供方案、样品并报价，通过比价评审后，确定供应商。
2.如果现有供应商资源库没有满足条件的供应商或需要充实供应商资源库：按以下步骤进行寻源操作。
3
寻源前准备
寻源采购员
在寻找新供应商前，寻源采购员应准备以下资料：
A.物料的基本信息（包括：原产地、验货标准、市场价格趋势、供求关系、预计年用量（含活动年用量）、年采购金额等）；
B.供应商合作须知的相关内容（包括：企业现状、合作原则、廉政条款、送货地点及频次、发票开具要求、结账账期等）。
4
寻找新供应商信息
寻源采购员
寻源采购员通过各种渠道寻找新供应商信息（举例）：
A.收集生产厂家的信息，或者通过代理商或者销售商寻找厂商的信息；
B.通过现有供应商、合作伙伴的介绍查找新供应商信息；
C.亲自去市场进行考察、寻找供应商；
D.通过网站（如阿里巴巴1688）等公示供应商招募信息；
E.各种产品发表会、各类产品展示（销）会、行业协会等。
5
初步接洽新供应商
寻源采购员
1．电话与新供应商接洽操作步骤及注意事项：
A.征询是否有时间；
B.自报家门：例如，我是XX管理有限公司的采购人员某某，我们公司是一家XXX酒店，目前有门店多少家，本地区分店情况介绍；
C.讲述事由：例如，由于我公司准备在某某地区新开一家酒店，现面向社会招募供应商，我们需要的是###，大概的年采购额是###，不知道您是否有兴趣谈一下合作事宜？
D.提出要求：如果可以，请于某日某时间，您到我们公司来看一下，或者我们安排时间和人员到您那里，拜访一下您，我们详细谈一下合作事宜。
2．直接拜访新供应商操作步骤及注意事项：
A．提前电话预约，并明示准备资料；
B．了解对方的基本信息；
C．做好业务沟通的准备，详见步骤3“寻找新供应商准备”；
D．与对方主要负责人进行沟通，了解其主要负责人的为人、企业管理等情况，
E．向供应商介绍合作须知（包括：企业现状、合作原则、廉政条款、对/结账及公司对供应商所进行的日常管理等事宜）。
注意事项：
A．注意企业形象及廉政要求；在不失礼的前提下，拒绝接收供应商提供的所有商品类礼品。
B．在拜访供应商时，尽量避开吃饭时间点，如实在无法避免，尽量是我方人员请供应商吃饭，或者AA制，严禁由供应商请我方工作人员的情况发生；如出于礼貌，实在无法推辞的，需电话跟上级请示。
3．约新供应商到公司接洽的操作步骤及注意事项：
A．热情打招呼、让座；
B.了解供应商的情况；
C．根据供应商的介绍，分重点介绍企业；
D．向供应商介绍合作须知（包括：企业现状、合作原则、廉政条款、对/结账及公司对供应商所进行的日常管理等事宜）。
注意事项：
A．注意在约定的时间，等候供应商的到来；如果有急事不得不离开，需提前通知供应商，并向其致歉；
B．基本的礼貌礼节；让供应商感受到XX公司的服务和热情；
C．了解供应商的人员组织结构，明确在整个谈判过程中谁说了算；
4．在与供应商接洽前或者接洽过程中，需对方准备的资料包括：
A.对方的授权书/介绍信（非必须项）；
B.供应商为个人的，需提供身份证复印件，并签字盖手印；供应商为单位的，供应商提供相关资质材料（营业执照、食品经营许可证、物料检测报告等）；需加盖企业公章。
C.企业简介；
D.所能供应的物品清单以及报价；
E.供应商开具发票的相关事宜；（能否开增值税发票、开具增值税普通发票/专用发票、开具发票的单位名称、税率等）
F.供应商开户单位、账号、开户行等信息；
5.供应商沟通的重点：
A.了解供应商生产工艺，品质控制方法，物料的成本构成，产品合格率、最小起订量、最小包装量、供货周期、付款方式、新品打样周期、目标产品占对方产能的比例等。
B.了解供应商的管理架构、年营业额、供应范围、工厂所在地、团队规模、主要客户、主要上游供应商、月产量、新品开发能力等。
6
收集并认证供应商资质
寻源采购员
1、收集但不限于供应商三证、企标、产品规格书、第三方检测报告等
2、寻源采购员将收集到的供应商资质通过邮件将资质提交给品控进行初步审核
3、品控验证供应商资质信息真实性，确保供应商资质真实；
4、寻源采购员通过企查查等APP验证供应商是否存在经营风险；
5、寻源采购员筛选满足公司供货要求的供应商（例如结账周期、送货频次、发票要求等）
7
收集样品并组织测试
寻源采购员
1.寻源采购员收集资质认证合格供应商的样品，组织相关人员对供应商提供的样品进行盲测，并填写试样测试报告，测试人员在测试报告上签字确认；
2.针对需要打样的物料：
2.1寻源采购员根据寻源需求协调新供应商打样，并确认到样时间。
2.2到样后寻源采购员组织需求部门进行样品鉴定，对于不满足需求的问题反馈给打样供应商要求给出相应解决方案，如解决方案评估可行，则安排供应商重新打样；如解决方案评估不可行，可另寻工艺可达成的供应商打样。
3.供应商提供样品时同步提交初步报价，如果初步报价超出我方期望则重新寻找，如果初步报价在接受范围内，则进入下一流程
8
形成供应商考察小组
寻源采购员
1.寻源采购员参考以下维度进行判断，是否需要进行现场考察；
1）年采购金额排名前XX位的原料，年采购额达到XX万需要定制类的产品
2）公司指定需要进行现场考察的品种
寻源采购员申请成立供应商考察小组；经供应链总监审批后传递各需求人员上级处协调人员。
2．小组成员组成如下：寻源采购员、采购总监、研发、品控人员，使用部门等等；
8
供应商现场考察
寻源采购员
1.在与供应商电话预约后，寻源采购员组织考察小组成员对供应商公司进行现场考察；
2.以寻源采购员为主导，根据列定的考察项目，对供应商单位进行考察，并进行详细的记录。
寻源专员重点考察商务内容、供应商的主要负责人价值观、车间生产状态、原料储存状态等；
品控部代表重点考察供应商的质量管理体系、车间5S管理，实验室检验设施等；
研发部代表重点考察供应商的产品味道、工艺稳定性及新品研发的团队能力；
3.寻源采购员向供应商介绍审核小组成员，责权分工及廉政条款等；
4.在考察结束后，小组成员填写现场考察表并签字，最终由品控组汇总出示“现场审核报告”，具体见附表1。
9
申请增加新供应商档案
寻源采购员
1.所有认证通过的新供应商，必须由寻源采购员打出申请，经相关权限人审批后，传递给供应商管理员增加档案，具体见附表3。
2.寻源采购员整理收集到的供应商资料，填写供应商信息统计表，经权限人审批后，供应商管理员负责在哗啦啦系统中增加供应商编码，并对供应商信息存档。
五：具体要求：
1.任何供应商引入前需要向供应商讲清楚订货期、质量要求、结算方式、反商业贿赂协议书等。
2.寻源采购员应按以上操作规范进行操作，违反传达供应商合作指南、符合现场考察标准而未实施现场考察的、评审时不是小组决策、样品评审时未采取盲评方式的，每次项绩效扣XX分。
3.评审记录的承载方式不限，根据实际业务情况，可做成文本的，亦可采用电子版方式记录。
4.合格供应商要与采购部签署提供以下资料：
A、《供应合同》、
B、《供应商资质》（附件含：营业执照、税务证、组织机构代码证、开户银行账户，法人身份证复印件等资料，均要加盖供方公章）、（《物资验收标准表》作为合同“附件”一同上传；）
C、《反商业贿赂协议书》、
六．表单
附件一：供应商考察报告(举例)
供应商名称
供应商地址
评估日期
评估品项
评估目的 a对现有供应商基础考察b选择新供应商
项目
检查项目
权重
得分
评鉴说明
0
1
3
5
产品质量
1.是否具备国家要求的产品相关指标和官方检验报告0分：无；1分：承诺期限内提供；3分：有相关检测报告单检测项目不全5分：检测报告较全面，且有效
20%
2.能否提供所有物料的出厂质量检验单0分：无；1分：承诺期限内提供；3分：提供的质检单不全5分：完全符合要求
3.储存过程中能否有效避免异物引入包装内外0分：不能避免，不能改善1分：不符合要求，但能够改善3分：能够避免异物落入，并能改善5分：措施全面，能够避免异物引入
4.是否对所有供应商建立开发、评估、批准程序。是否具有供应商定期考察计划，并留有考察记录。0分:无具体措施和计划1分:有供应商管理程序，但没有实施3分:有具体的供应商管理工作，但没有完全按照计划进行5分:完全符合要求
5.是否具有控制仓库温度湿度控制措施。温度湿度计是否有效？0分：无；1分：仓库内无温度计湿度计，但承诺改善3分：有温度计，湿度计控制措施，但没有进行有效监控；5分：完全符合要求
6.是否具有批次管理程序，对所存物料的来货日期生产日期是否有明确的标识？0分：无1分：承诺期限内改善；3分：有标识，但记录不完全5分：完全符合要求
7.是否制定书面的虫害，鼠害防治计划。厂房内外有没有发现虫鼠害活动的迹象隐患。0分：厂区内发现虫害，鼠害迹象且无计划1分：制定计划，但未实施承诺改善；3分：厂区内无虫鼠害的迹象有防治措施，但无书面计划；5分：完全符合要求
8.产品的包装和贮存是否符合采购方的标准要求。0分：不符合要求1分：不符合要求承诺改善3分：符合要求，但仍需改善5分：完全符合要求
9.各种功能作业区现场照明设备是否使用安全型照明设施？以防止灯管破裂时污染暴露的产品。0分：照明设施有严重隐患1分：有隐患承诺期限内改善3分：使用安全照明设施，但没有防护5分：完全符合要求
10.是否通过相关质量体系认证ISO900、ISO14000、haccp0分：无1分：通过一个或正在申请中3分：通过两个5分：通过三个以上体系认证
加权值小计
制程管理
1.凡应用性质不同之场所（如仓库、制造现场、包装车间等）是否分类设置？0分：没有分类设置1分：没有分类设置，但承诺近期改善3分：分类设置不合理5分：完全符合要求并合理设置
30%
2.生产作业区现场屋顶是否易清扫，以防止灰尘储积，减少结露或成片剥落等情形发生。0分：完全不符合；1分：可以清理，但是长期未清理；3分：清理不彻底；5分：干净整洁，符合要求
3.成品的包装状态：密封良好，以免异物混入，库内成品遵守先进先出的原则，并有储量及存货记录，包括品项规格，生产批号，出货时间，地点，数量等。0分：完全不符合要求；1分：无相关管理记录；3分：管理记录不完全；5分：完全符合要求
4.经过现场检查，是否有防止异物的措施，是否存在产生异物的隐患？0分：存在严重隐患；1分：存在隐患能够改善；3分：有防止异物的措施，但仍需改善5分：防护措施较完全
5.现场的货物存放是否整齐，是否有不良品存放区域，是否有明显的定位线，货物存放是否有完善的标识。0分：完全不符合；1分：有相关区域的设置，但没有实施；3分：部分要求不符合5分：完全符合要求
6.贮存过程中能否有效避免化学品污染？仓储门窗是否封闭？是否安装网纱。开启门窗时，是否能够保证不受外界环境的污染？0分：存在严重隐患；1分：仓储门窗开启，外部有污染；3分：现场没有发现隐患，但有相关的规定；5分：完全符合要求
7.现场是否干净整齐无异味，地面清洁无存水油渍。0分：严重不符合，储存环境极差1分：环境较差，但可改善3分：环境良好仍可改善5分：完全符合要求，现场环境优良
8.是否建立并实施玻璃和易碎品或应诉管制程序？对灯具和其他易碎品采取屏蔽保护措施，防止可能对产品造成的污染。0分：现场发现玻璃用塑料易碎品并发现隐患1分：存在隐患并承诺近期改善3分：现场具有防护措施，但无相关管理秩序5分：完全符合要求
9.更衣室，洗手间，休息室和洗涤室是否保持干净整齐？0分：脏乱1分：部分脏乱3分：较干净整洁，但仍需改善5分：完全符合要求
10.仓储区域是否有专人管理，日常发现异常现象时，是否迅速追查原因并及时处理并留有记录？0分：日常无人管理1分：管理人员没有对现场进行有效的管理3分：有日常管理但无管理记录5分：完全符合要求
消防隐患检查（可根据企业需求增加相应检查内容）
加权值小计
评估总得分（加权值*权重）
评鉴结果
核准
评估人
附件二：
采购渠道
证件明细（加盖公章）
食品生产企业
食品生产许可证（SC）、营业执照、产品检验报告
流通环节
食品经营许可证、营业执照、产品检验报告
固定供应商或供货基地
食品生产（或食品流通）许可证、营业执照、供货合同（需明确供应商保证食品安全的承诺）、产品检验报告
农贸市场（使用农产品）
食品经营许可证（查验）、发票、收据等
特殊食品
肉类
生猪肉：定点屠宰证明、检验检疫报告
禽肉：非疫区证明
其他肉类：检验检疫报告
进口食品
代理商营业执照、出入境检验检疫报告、消毒证、溯源码等
备注：
1．所有供应商提供的资质复印件都需供应商签字并加盖公章。
2．产品检验合格证明中检测项目需包含国家标准中食品中污染物、食品中农药、食品中微生物等三类指标。
附件三：供应商信息统计表
供应商名称
合作区域
联系人
联系电话
邮箱
联系地址
供应原物料名称
产品执行标准
供方自填
质量体系
质量体系认证□无□
执行标准
能执行标准□无标生产□
企业注册资金
三百万以上口一百万以上三百万以下口五十万以下口
生产方式
流水作业成批生产□单件生产□
设计能力
自行设计□能设计简单产品□不能设计□
企业年资
十年以上口五年以上十年以下口三年以下口
企业人资条件
1000人以上口500-1000人口100-500人口0-100人口100人以下口
我司评审
提供产品质量
优□良□一般□
服务情况
优□良□一般□
生产能力
超过历年最高销售量□基本满足□不满足□
按时交货情况
较好□一般□较差□
评审意见：
按照《供应商考核制度》，对供应商资质、生产能力以及提供产品质量等进行评定，该供应商基本(符合/不符合)我公司合格供应商的要求，建议该供应商(列入/不列入)我公司《合格供应商档案》中。
评审人：年月日
评审结论：
同意将该供应商(列为/不列为)我公司合格供应商。
XX：年月日
有用