胥吏作为最底层的行政人员，国家授予他们一定的执行权。此外，由于州县官对地方的民生民情和法规条例不了解，科举考试所学的内容不适合地方管理，使得州县官不得不寻求胥吏协助其进行地方管理，这样胥吏就从州县官这里获得了部分行政权。

差役和书吏职责明确，差役负责外勤，书吏内部分类也较为繁杂，可按房约分为十房，也可以按具体职能划分，从胥吏的分类和职责的区分，就能够窥探衙门内部及上下部门之间程序的复杂。

胥吏制度的产生与发展，都受一定的历史影响，清代前期胥吏远远超出官员的数量，胥吏对清代前期国家机构的运转，“发挥着重要影响。

通过对胥吏职能的探究就会发现，在地方政策的实施和案件的办理中，都离不开胥吏。胥吏的实际权力要远远的超出制度规定的范围。事物是具有双面性的，胥吏的存在使得国家机构正常运转，但是由于官员对胥吏的过度依赖等原因使得胥吏以权谋私。

中国传统社会的官僚体制，特别是隋唐以后科举制的确立，官僚队伍都由私人充任，然而他们缺乏地方管理的实际能力，从而决定了在地方政务的处理上，胥吏是不可或缺的。一方面胥吏是州县官的得力助手，协助州县官处理政务；另一方面胥吏职位的设置，给社会部分中游手好闲的人提供了就业的机会。

地方衙门设立六部，与中央相对应，是为了信息能够快速的上传下达。除了信息的传达，胥吏还需要负责登记和管理本衙门的人事信息及变动；管理春秋两季的祭祀、岁科、盘费银等。

负责盗窃和人命案件等司法事件，将案件内容一一登记在册；需要征收赋税徭役，若州县官不能完成赋税征收任务，或未将其输送上司，布政使可能会派人来传唤，负责征税的胥吏进行讯问或者惩罚。胥吏除了需要做好本职工作以外，还需要辅助州县官管理本地事务。

王安石说过认为文吏高者，不过能为诗赋，及其己任，则所学非所用，政事不免决于吏。随着科举制度的不断完善，政府官员的主要是通过科举制度选拔出来的，以儒学为主要内容的科举考试，更注重个人的品德和思想道德素养。但是参加科举考试的人大多都是平民百姓，他们有宏伟的抱负、治国的理想，但是他们缺少实际经验，管理能力不足。

一旦科考成功，他们就从一名知识丰富的学者，变成管理地方的长官，马上就会有各种行政事务需要他们去处理。然而科举入仕者大多突然面对各种公务，以及繁杂的法律条款，使得官员无从下手。想要处理好地方税收、徭役等事务时，不仅要了解当地民风，更是要依照法律法规和本地法律条例处理，若是不依照上述要求会受到惩罚。

但是清承明制，实行地方官回避制度。即官员不能来自于他任职的本省，并且官员需要三年调职一次甚至数次，这就造成了州县官对本省社会实际情况不甚了解，对法律不熟悉。

与州县官相反，胥吏则是本地百姓参充，并且长期在职，所以胥吏不仅了解本地民生民情，还熟练的掌握衙门内部事务以及各项法律制度。他们的意见对州县官了解下层情况，避免司法过程中的主观性与盲目性大有裨益。总而言之，胥吏在做好本职工作、维持衙门正常运转的同时，还利用自己的技能和优势，去辅佐官员处理政务。

从典吏的设置就能够看出，地方实际工作的胥吏数量，应远远高于文献中记载的数额。出现这种现象的原因，不仅仅是官员抨击的那样，只是胥吏希望贪污作弊，其实主要是出于政府正常运作的需要。

清代政府规定，一房的额定书吏是2-3名，但是从前文书吏的职责能够看出来，工作内容的复杂性，所以3名书吏根本不能满足政府的需要。所以会有非编制的吏职补充上来，这是自我调节机制在起作用。

为了使国家机器正常运转，国家不得不招募大量的胥吏。这同时也为中下层的百姓提供了就业的机会。清代是小农经济，温饱和收入大多依靠土地，而充任胥吏后就有固定的收入，即使书吏被取消了俸禄，但是有大量的规费，从中央到地方每一层都需要大量的胥吏。

之前提到部分殷实之家的人，会占据挂名胥吏的职位，但是实际在衙门服务的大多数胥吏，是资产贫乏甚至没有资产的人，获得经济报酬是他们的主要动机。这种情形在捕役中尤为突出，他们没有财产，甚至为了衣食担忧，他们常被人们称为赤贫者，其中还有一些曾经是盗贼，但是想开始新生活的人。充任胥吏是他们改变生活的一个机会。

地方官府胥吏按职位性质分类有正式胥吏、非正式胥吏和挂名胥吏。知县袁守定认为典吏职位通常被那些醉心于穿戴冠带，却不实际办理公事的人占据着。袁守定口中提到的不实际办理公事的人，说的就是挂名书吏，从田文镜的描述中能够得出，挂名书吏的家庭一般都比较殷实，他们愿意出2-4两不等，去购买挂名书吏这样一个职位，就是为了保护家产，或者是为了躲避徭役。

通过出售挂名书吏获取的收益，通常用于购买衙门所需的文具等。地方衙门也因经费不足而愿意出售挂名职位，这就增加了政府的财政收入。与挂名书吏相似，差役也有挂名差役。