如何避免频繁的需求变更?项目经理知道吗?

鸿毓考试 2024-04-20 06:28:08

在项目管理中,由于各种原因,变更是在所难免的。

发生变更意味着当前的项目路径摇摆不定和失去控制,或多或少都会对项目产生影响。因此,如何做好需求变更管理工作是项目经理需要重点关注的问题之一。

管理需求变更并不是说不能变更,而是要有序的控制变更,减少和降低需求变更对项目的影响,尤其是对成本、进度和质量的影响。

所以,项目经理要通过各种方法避免项目中频繁的需求变更。

1.尽早明确需求变更规则

需求变动在项目管理中是常事,作为项目经理,首先要做的一件事情就是明确规则。在启动项目之前要先搞清楚边界,梳理好规范,明确什么是必须要做的,什么是可以变更的,通过什么样的机制和流程来实施变更等等。项目经理的一个重要职责就是确保团队始终朝着确定的方向前进。

很多项目都有一个特点,那就是项目开始之前群情激昂,至于过程和结果,有的怨声载道,有的劫后余生,什么反应都很正常,越大的项目往往故事越多。

在项目开始前,有什么话都好谈,制定规则也相对更容易一些,所以这个良机千万不可错过,必须在确保所有干系人头脑清醒,态度温和的进行项目之前,尽量评估未来可能预知的风险,并形成有力的项目环境,以及良好的决策沟通机制,否则,项目开始后可能会面临诸多不可调和的矛盾。

作为项目经理,尽可能把丑话说在前头,为将来项目能顺利开展做好铺垫。

2.管理需求变更需要遵守哪些基本原则?

(1)重视需求变更

首先,项目经理要能深刻的理解变更会给团队带来的巨大影响,需要在战略上保持清晰的头脑,只有在有序、可控的情况下,才能确保项目保质保量的交付。

在频繁接受需求变更的项目中,通常是很难保证项目的质量和进度,以及资源投入的。

同时,项目经理还需要让团队深刻理解需求变更的代价,任何在项目之初的轻视都可能埋下巨大的隐患。

(2)统一需求入口

避免需求频繁变更很重要的一点就是要控制需求入口,搞清楚要做什么,该做什么,以及能做什么。

所以,项目经理要牢牢控制好需求的入口——需求的接受渠道和管理平台,它决定了整个项目的边界范围。为此,项目经理应该有足够的心理准备,来面对来自多方面的压力。甚至,为了项目成功交付这一终极目标,需要有不惜得罪人的思想准备。越是大项目,越是牵涉利益相关方众多的项目,风险和协调难度都会被指数级的放大。

当一个项目失去统一的需求入口,当一个项目经理失去对需求入口的控制,意味着项目开始走向全面失控。

(3)评审后再执行

项目经理务必要让整个团队理解并遵守一个基本规则,那就是未经评审的需求,只可以讨论,不可以执行。

作为项目经理,在收到需求变更之后,根据需求提出方的业务进行分析后,再邀请需求方、技术、设计和测试多个环节进行分析,确定是否进行变更并进行优先级排序。当然,可以根据需求的范围大小决定评审的范围,甚至可以决定需要告知的对象,这个没有标准,灵活把握就行。

当然,由技术本身驱动的变更是个例外,例如有更好的实现方案可以带来性能的提升,这就需要根据项目状况并结合技术本身的能力去判断了。

(4)保持持续跟踪

俗话说“好记性不如烂笔头”,项目中的任何需求变更都必须记录在案,不管是否执行。

需求变更的第一个动作就是备忘,第二步才是决定是否要执行变更。

完整的需求变更记录将有助于了解项目整体情况,包括执行的需求、被拒绝的需求,项目经理需要建立起一个“需求池”来统一管理来自业务端、技术端的需求,并根据项目中出现的时间、资源等因素进行合理的调配。

今天被拒绝的需求,不等于将来也被拒绝,今天已经执行的需求,也不代表将来依然可行。

(5)控制好项目推进节奏

确定了规则,梳理好边界,甚至也形成了流程,下一步就需要控制好项目的推进节奏,合理的控制和调节需求变更的优先级,以及资源的投放力度,每个任务该投入多少资源,什么时候该做什么事情,什么是关键路径 ,什么是关键角色,必须心中有数。

项目经理要想方设法让项目在可控的范围内进行,一旦超过边界,可能就需要启动后备资源进行干预。

所有的干预手段、预防机制,都是为了确保项目按照一定的规则和秩序推进,也只有基于可控的节奏,才能确保整个过程的质量,以及项目最终交付的质量。当过程不可控的时候,项目结果往往也会很糟糕

PMP(Project Management Professional)是一种专业的项目管理资格认证,由项目管理协会(PMI)颁发。这个认证旨在确保认证者具备项目管理的知识、技能和经验。PMP认证被广泛认为是项目管理领域中最受尊重和最具价值的认证之一。

获得PMP认证通常需要满足一定的教育和职业经验要求,并通过一项全面的考试。这个考试涉及项目管理的各个方面。

PMP项目管理认证的价值?

行业通用:因为是国际证书,知名度比较高,不管是IT、建筑、电信、金融等领域,PMP证书都受到广泛的认可;

外企就业:跨国集团、外企、有海外业务的企业会要求项目经理的任职资格里是必须拥有PMP证书的,是不可或缺的资质;

招投标需求:拥有PMP证书,持证的项目技术负责人加1分,项目团队成员每人加0.2分;

岗位需求:从事项目管理或者产品管理的相关岗位,大部分要求持证上岗升职加薪:据统计,获取PMP证书,薪资比非持证者高出23%

所以在整个中国来说,PMP管理人才还是很吃香的,越来越多的从业者开始考证,增加自己的核心竞争力。

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