按照培训计划要求，我今天讲讲把公文写成美文
把公文写成美文，在我国是有传统的。历史上那些流传千古的华章，实际上不少都是公文，如诸葛亮的《出师表》，李密的《陈情表》，都是向最高领导写的请示报告。这些公文，原本无意于抒情或唯美，却因为情真意切，感人肺腑，竟把奏议或请辞的公文写成了流传千古的美文，“读《出师表》不流泪谓之不忠，读《陈情表》不流泪谓之不孝”，这就是美文的魅力。
什么是美文？毛泽东曾经提出一个要求：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”我认为，具有这“三性”的公文，就称得上是美文。
第一，通俗——深入浅出
文章的表现形式大致可分为四种：深入深出，深入浅出，浅入浅出，浅入深出。这四种以深入浅出为最好，以深入深出为最差。
列宁说过，最高限度的马克思主义等于最高限度的通俗论。毛泽东在《中国工人》发刊词中讲到，文章、文件“切忌死板、老套、令人看不懂，没味道，不起劲”。在1959年他又讲，写文件要通俗，要有口语，要有目的性。金朝诗人房皞在《谈杜诗》中曾言道：“欲知子美高人处，只把寻常话做诗。”
做到深入浅出，通俗易懂，并不是一件简单的事情。这里面既有态度问题，又有方法问题。态度是指写作态度和学风，有实事求是之意，无哗众取宠之心，老老实实地说，朴朴实实地写。方法是指思维方法，文字表述方法。
大家都知道，美国麻省理工学院作为世界名牌大学，是培养世界一流拔尖人才的。学校规定学生在校期间必须学会五种能力，其中之一便是“清楚而有效的写作能力”。清楚有效，这四个字看起来并不高深，可以归入通俗易懂之类。
什么叫清楚？清楚就是我们需要表达的东西能够明白无误地用文字表述出来，并为读者所理解。这需要经过三个环节：一是想清楚，二是说清楚，三是写清楚。
至于有效，即是指文章的主观意图在客观上产生了预期的效果。毛泽东很看重这一点。他说，文章的好坏，要看效果。自古以来，都是看效果做结论的。所以，清楚有效，既是写作的基本要求，也是相当高的要求。什么样的文章算深入浅出、通俗易懂？一言蔽之：“外行人能看懂，内行看着不外行。”尤其是那些专业性、技术性强的公文，这就需要在起草过程中，进行通俗化、浅显化、大众化处理。
第二，深刻——触及问题
认真分析一下文字材料的历史，会发现这样一种现象，无论是实用文章，还是文学作品，有的写出来后影响非常之大，有的甚至流传千古，成为千古绝唱。当然，也有一些文章，写出后没有引起人们的任何重视，甚至一出手就无声无息了。产生这种现象的原因究竟在哪里呢？我们认真研究就会发现，文章反响大小、影响远近的根源，关键看是不是触及到了问题，是不是针对一定的问题去写，凡是触及到问题的，影响就大，流传就远，反之无病呻吟，就不会产生什么影响。所以，我们要把公文写成美文，就要敢于触及问题。
问题是文字材料的灵魂，要想写出好的公文，必须要了解问题，很好地研究问题，针对问题去写。只要善于研究问题，不会写材料的人可以很快会写材料，写材料一般化的人，能较快地提高写作的质量。相反，如果不重视这个问题，尽管付出了很多代价，想了很多点子，材料还是写不好，更谈不上写出有影响的东西。
第三，简明——简洁明快
简明就是行文简明扼要，没有多余的话。简明不仅文字作品是一种形式，更是文章的一种美的素质。一般地说，人的经历阅历越丰富，他的行文就越趋向简明，这不只是与文字修养有关，也与把握现实、洞察世情有关。
如何写出简明的公文？ 有个最管用的方法是：精心修改，反复锤炼。好材料是写出来的，也是改出来的。鲁迅先生说：“写完后至少看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去毫不可惜。宁可将可作小说的材料缩成速写，决不将速写材料拉成小说。”托尔斯泰则把删减作为一种写作方法和窍门来看待，并且一生都奉行这一准则，他还告诉别人：“要永远抛弃写作可以不加修改的思想，修改三四次还太少。”文学大师们之所以一再强调修改问题，原因就在于任何认识成果都不是一蹴而就的，而是在反复、比较、推敲、锤炼中逐步完善而成的。要把公文写简练，把比较复杂的意思用最短的篇幅写出来，就如同矿石提纯、元素浓缩一样，是要经过千锤百炼的。所以文章写好后，要字斟句酌，反复推敲，是十分必要的。
第四，生动——能打动人
胡乔木在《怎样写文件》中曾提出公文生动的三条标准，一要引人看，要有好的介绍方法，要有吸引人的力量；二要看得懂；三要能说服人，打动人。他还指出，我们写文章的时候，总以为自己的道理是对的，要人家相信，要说服党和人民群众。写文件就是要用道理说服人，不但说服人，还要能打动人，说服着重在理智方面，打动人除了理智方面还带有一点感情，使看的人真正被你动员起来。
（一）要注意以情动人
我们起草公文，目的是给人看的，尽管是讨论工作，但是应该有感情。提倡什么、促进什么要有感情，反对什么也要有感情。
（二）要遵循公文的语言特色
机关公文的语言，有自己的审美范畴。它要求朴实无华，规范准确，含义深刻，简洁明快，朗朗上口，有很强的吸引力和感召力。
古人讲:“言之无文，行而不远。”提高公文质量，很重要的是按照公文语言特色，认真进行润色。
一是表述要准确。把握好三个要点：首先，含义要准确。每一句话都只能有一种意义，一种理解，不能有多种理解，不能引起疑义或歧义，不能含糊其辞，模棱两可。其次，遣词要恰当。特别是注意把握好范围和程度的限定，不能把特定、特指的东西泛化、绝对化。再次，提法要有根据。无论是沿用过去的提法，还是创造新的提法，都要有理有据，认真考证论证，不能凭空想象。
二是内涵要丰富。机关公文不能太浅薄，如同流水账般，要有丰富的内涵。既要有深刻的思想性，又要有很强的针对性，还要有很强的导向性，使人有回味、思考、体验的空间。
三是语言要规范。规范并不是呆板和陈旧，也不是千篇一律，而是能够准确、鲜明、生动地表达文章的内容。郭沫若讲:“就语言方面来讲，要求字眼总要用得适如其量。这样，表现的概念才会准确，也才能使人感到鲜明。”他还强调，在选择词句、字眼上，要多用一些心，不要选用深奥的外国式的词句。句法构成要老实一点，要合乎中国话的一般规律。用字有两个秘诀，就是选用现成的概念明确的字，不要用太偏僻的字。偏僻的字不明确，人家也不容易懂。含糊的字——这样可以解释，那样也可以解释的字，最好避而不用。用明确的而不是模棱两可的字来表达，就可以收到鲜明的效果。
（三）要注意以事感人
一般来说，事实最有说服力，也最能感动人。但只有事实还不够。在写作时，你还要考虑，怎样才能把这一事实交代清楚，写得完美，使人读起来有兴趣和味道。
（四）要注意把细节写好
一篇好的文字材料，必定要有血有肉，详略适当，该简的地方一笔带过，该繁的地方不能省略，否则就剩下干巴巴的几条筋，像骷髅般丑陋难看。
一是要在抽象的论述中加些不抽象的东西……
二是要把工作中的原则要求讲细致……
三是用形象化语言表述理性内容…
最后，我讲几点体会，希望对大家有所参考。就是起草公文而言，应做到写前“四问”，写中“四求”，写后“四看”。
关于写前“四问”：
一要问写的是什么？文体不同，写法也各有不同。讲话、指示、谈话、报告各有自己特定的写作要求，如果不加区分，就可能写出来的东西不对路。比如领导讲话中的论述性内容与理论文章的论述性内容，请示中的部署性内容与指示中的部署性内容，计划方案中的政策性内容与指示中的要求性内容，是不一样的，如果混淆了，写出来的东西很可能就不伦不类。
二要问给谁写的？就是说，写东西首先要搞清楚稿子的主体身份是谁。是高级领导还是中级领导？是正职还是副职？不同的身份，在思维层次、考虑问题的角度、内容重心、详略取舍、说话口气等方面，都应当有所不同。高级领导向机关讲得东西就不能太琐碎，一般干部讲得东西就不能口气太大。对上汇报的材料不能像老师教学生一样摆乎一通“道理”，部门领导讲话不能尽是“原则要求”。写领导讲话，要学会运用反映领导职务身份的语言、反映领导性格气质的语言、反映领导个人经历亲身感受的语言，尽可能体现领导的个性特点。只有这样，写出来的东西，才能是领导的口气，而不是机关腔。
三要问写给谁看（讲给谁听）的？要搞清楚，我们写的材料，是向上级领导汇报，还是对部属讲话；是给机关干部讲课，还是给基层群众搞教育。不同的对象有不同的要求，不同的场合有不同的口气。比如，对上级汇报要简洁干练，对群众讲话要亲切通俗，对部队战前动员要斩钉截铁……。讲话只有增强针对性，才能受到听众的欢迎。
四问稿子起什么作用、达到什么目的？要搞清楚，你写这个材料的目的，是对重要工作进行动员、部署、总结、指导，还是对重大问题进行报告、说明、解答；是对重要理论决策进行宣传、阐述、辅导、讲解，还是一般场合的称赞、祝贺、希望。是新话题还是老话题，是例行的讲话还是敏感的话题，是一般的表态性内容还是重大实质性问题。目的不同，需求也不同，这是机关写作最重要的关节。
关于写中“四求”：
一是求“高”。要做到思维层次上得去，把得准。要站在领导的高度上去思考问题、谋篇布局，写出恢宏大气，写出理论高度、指导力度和思想深度。
二是求“新”。要做到视角新，思路新，概括新，语言新。前面讲过，领导讲话不仅讲决策、部署、要求是什么，更重要的是要阐述确定这些决策、部署、要求的基本考虑和基本思想。一个讲话写得成功不成功，对人有没有启发，能不能让人打上烙印，对工作有没有指导作用，关键看有没有超出一般的新内容。
三是求“实”。要做到情况分析归纳实在，紧密联系实际，指导性意见切实可行。领导讲话面对的是做实际工作的人，讲话的基本功能是回答、解决实际工作中提出的种种问题和矛盾。因此，要真正能吸引人、打动人，对人有启发，对工作有指导，就必须紧贴实际，实实在在。不能不着边际地说空话套话，不能从头至尾都是报纸上的官话，不能没有着落地只讲一般原则。
四是求“顺”。要做到基本思路顺，框架结构顺，逻辑关系顺，没有“硬伤”。领导讲话必须通顺、准确、全面、妥帖，不能硬掰、硬扯、硬挂、硬拔，一定要防止片面性、模糊性，这是领导讲话的基本功能和性质决定的。领导讲话要用以指导工作、统一认识，如果写得不顺，就会产生歧义，甚至导致偏差，造成不良影响甚者严重后果。
关于写后“四看”：
材料写完之后，不要头脑发热，忙着出手，要“跳”出来，凉下来，回头看，自己当听众和读者再验收一遍。
一看到位不到位。层次、态度、思想、语言是否符合要求。
二看得体不得体。是不是做到了符合讲话人的角色，维护发言者的形象，顾及各方面的影响，把握好火候分寸，照应到相应关系。
三看严谨不严谨。是否经得起检验、推敲，有没有立不住的说法和提法，有没有引用不实不当的数据、事例和情况。
四看细致不细致。关键处有无文字错漏，有没有明显的病句，格式、排版、打印、装订、页码等是否恰当。重要环节要准确无误。
通过这四看，把好“五关”:一是把好政策关，确保公文的权威性；二是把好内容关，确保公文的准确性；三是把好结构关，确保公文的严谨性；四是把好文字关，确保公文的缜密性；五是把好格式关，确保公文的规范性。
