引言一般而言，工作中的汇报这事，指的是下属主动发起的自下而上的工作汇报，主要面向公司的领导。 当然广义上的汇报，应该涵盖工作中所有人与人之间的事务沟通和信息交换，从而达成某种目的。 从理论上讲，工作汇报这事并不复杂，但是，实际状况是大部分人在工作中无法很好地完成工作汇报。 也许你的工作做的不错，但你的工作汇报很糟糕。 有科学研究表明，大部分人工作时，并不会有什么创新的思考，只是庸庸碌碌地干活，停留在事务表面，对于事情处于3秒情绪和30秒的下意识判断中。只有少数人会深度思考，并且借助一些工具，比如5W2H，金字塔原则等，默默地为了这30秒的反应，做了1小时（3600秒，普通人的120倍）的准备工作。 高手们都知道：要做到看似毫不费力，需要付出多少努力。 工作汇报也是如此，没有什么天赋可言，要看你为了此事做了多少的准备和练习。 再给领导汇报工作时，要突出重点，第一时间传递给领导此次汇报的目的，需要得到领导什么样的支持，协调资源或者方案决策等。 简单说，就是让领导清晰地知道自己要做什么事。 工作汇报是你工作执行的一部分，你可以查看我之前发布的《职场：作为下属，执行到底应该怎么做？》，学习作为下属，如何做好执行，也许对你的工作汇报也会有所帮助。 01 金字塔模型金字塔原理是一种高效的组织思想、表达逻辑和解决问题的方法，由美国咨询师Barbara Minto（芭芭拉·明托）在20世纪60年代提出。其核心思想是将表达内容按照逻辑和重要性分成不同层次，呈现出自上而下、一步步展开的金字塔结构，强调中心思想的明确性、结论的先行性以及逻辑的递进性。 类似于金字塔的各种结构模型，都可以归类为金字塔原理。 金字塔原理非常适合应用在工作汇报中，不仅会让内容更加清晰、有条理，而且可以依据汇报的时间、场景等灵活调整，进而提高沟通效率和质量。 首先，金字塔原理将内容分为“塔尖、塔身、塔基”三个部分： 塔尖：代表你要表达的总的论点、结论或目标，是整个金字塔的核心。 塔身：是你的分论点或支持性论据，用于支撑和解释塔尖的论点。 塔基：是具体的细节、数据或事实，为塔身的分论点提供进一步的支撑。 其次，金字塔原理的基本原则会帮助你实现结构化表达： 结论先行：工作汇报先说结论，让领导可以安心听你的过程内容。 以上统下：工作汇报最容易出现的问题是信息脱节，用以上统下的结构，确保所有细节都与主要结论直接相关。 归类分组：将信息按照逻辑顺序进行归类分组，使内容更加条理清晰。 逻辑递进：按照逻辑顺序组织论点，如时间顺序、空间顺序、程度顺序等，确保信息呈现的逻辑性和连贯性。 第三，用好MECE原则 MECE原则是金字塔原理中的一个核心原则，即“相互独立，完全穷尽”。它要求在分析问题或组织信息时，各个部分之间既没有重叠也没有遗漏，从而确保分析的质量和沟通的效率。 工具的使用没有捷径，多用是最好的办法。 02 每一次工作汇报都有目的我认为工作汇报按照工作的进度可以分为正式汇报和非正式汇报。 正式汇报主要在里程碑的节点，比如项目启动会，阶段性成果汇报，项目重大变更，年中总结等，具有里程碑意义。此类汇报一般会决定着下个阶段的工作方向和基调，所以必须充分准备，明确目标，争取获得领导最大的支持。 非正式汇报发生在日常工作中，频次会比较高，不要拘泥于形式，但要保持汇报的基本原则。 首先来说一说非正式汇报，这是你日常工作的一部分。 我先给你一些场景。 领导让你给他安排出差的行程； 领导让你给他定一个招待客户的饭店； 领导突然问你最近的工作情况； 领导向你打听团队的工作状态…… 这些事，相信你并不陌生，或者这就是你负责的工作，或者经过的事，你想想你如何处理和给领导汇报的，或者说现在你会怎么做。 前两个你可以用相同的方式汇报，而且很简单，在你完成工作后，只需要将结果发给领导就行。比如： 领导，您出差的行程安排如下： 出发时间：2024年8月25日 车站/车次：北京南站（GXXX次）9:05发车 到站：郑州东站，11:16分 小张在车站接您，我已将车次和您的联系方式发送给了小张，并且嘱咐他按时到达车站。 领导，关于团队最近的工作状态，我需要大概半个小时的时间，给您整体汇报，您看今天什么时候方便，我随时可以给您汇报。 当然，这不是标准答案，每个人都有自己的方式和方法。唯一要记住的原则是工作汇报的目的就是让领导及时掌握到关键信息，把工作放心地交给你。 千万不要等着领导催结果，这代表你的工作没有做到位。 非正式的工作汇报，一定要灵活，遵循第一时间原则。工作遇到需要领导协调时，第一时间汇报；领导布置的工作，完成的第一时间汇报。 方式方法并不是很重要。 和非正式工作汇报相比，正式汇报就不能过于随意了。 首先你要定义好哪些事是正式汇报的范围，千万不要把芝麻小事纳入这个范畴，那真就是捡芝麻丢西瓜。 正式汇报不仅仅是体现你的专业能力，更能够展示你的综合素质。 比如汇报前的准备，过程中的节奏把握，表达的逻辑和层次，都会在正式的汇报中一一暴露在领导面前，也会成为职业发展的一部分。 这时候，你必须借助一些工具，来帮助你完成。 比如按照背景、任务、行动、结果的结构来表达。先说明事情发生的背景，再说需要完成的任务，再说你执行了哪些措施，最后说明取得了什么成果。 或者观点，理由，依据，观点的结构。直接给出结论，交代你的核心观点；给出合理的理由支撑你的观点，再提供有效的数据支撑，给出依据，最后再次重复观点，强调结论，构成一次完整的表述。 结构化表达依旧可以用在正式的工作汇报上。 始终要记住一点，你汇报的目的是什么。换句话就是你为什么要进行正式的工作汇报，你想通过这次工作汇报得到什么？或者说你怎样让你领导满意，对你的工作成果认可。 这里不要抬杠，职场的规则，就是你用你的专业来换取薪水，薪水的决定权基本是由你的领导决定的。所以，归根结底，你的工作要让你的领导满意。 除非，你觉得自己的发展和收入你不在乎。 所以，工作汇报时，你要有重点，这个重点也许不是你的重点，而是领导的重点。这也没有什么问题，因为健康的团队，领导关注的重点，基本上就是公司的方向。 那么，正式汇报简单归纳，你可以这样做： 第一步，确定当前重点工作的节点，判断现状和领导的预期之间的差距； 第二步，明确此次工作汇报的目的，仅仅是同步信息，还是汇报风险，需要领导协调资源，或者是请领导决策。 第三步，准备材料，材料一定要分门别类，千万不要弄成流水账。资料可以提前给到领导，当然也要做好判断。要是你觉得此次汇报内容里面有负面的，就最好汇报时再给领导资料，但你要准备好应对方案。 第四步，正式汇报。我建议你选择结构化框架，基本上可以满足大部分的工作汇报。另外，汇报时要给领导明确汇报的流程，尤其是汇报的时间安排。 同时，如果公司有相关的业务流程，那么涉及到流程的，就一定要紧扣流程。这样，不仅会让大家更容易理解，同时，也是你对公司流程使用的直观体现。 另外，正式汇报一般涉及到重要的决策，或者资源协调等方面，经常会是以会议的形式完成。开会怎么能开好，你可以看看《开会是一个组织最大的浪费之一》，会帮助你以会议的形式出色地完成工作汇报。 03 化繁为简是工作汇报的基本原则当然，化繁为简这件事要看企业文化，不能一厢情愿。 要是遇到的领导，特别重视工作汇报的形式，比如必须在正式会议室，必须多人参会，还要摆桌牌，甚至让行政部门安排会议室。 那你就不得不化简为繁了，毕竟职场的基本规则依旧是以领导满意为第一要素。你不需要纠结这事，因为这不是你的错，需要成长的是领导。 回到正题，化繁为简。 我在网上看到了一段对于工作汇报的总结，我特别认同，分享给你： 能讲故事，就别讲道理； 能用一页纸说清楚，就别用10页纸； 能用文档说清楚，就别用PPT； 能用可视化呈现的，就别用文字描述； 能用实验数据呈现的，就别用文字描述； 能直接说结论的，就别着急摆证据； 能让他做选择题做决策的，就别让他做问答题。 简单明了，就是这个意思。 我真的呼吁，公司内部的工作汇报，就别要求写PPT了，纯粹的形式主义。只要能把事情说清楚，就可以。 在工作中，虽然不必事事汇报，但是在关键节点，一定要养成主动向领导汇报的习惯，这也是你获得指导、争取资源的好机会！ 最后的话如今的职场环境，变得更加透明，能者多劳，多劳多得这个规律的可能性更大了。所以你要做的就是让自己的成绩被同事和领导看得见，工作汇报是最好的方式。 同时，好的工作汇报会给你的成绩锦上添花。 首先你要有一个基本的认知概念，汇报的本质不是上交信息，而是根据已有的信息和资源，准备出可行的方案，从而让你的上级能够快速掌握情况、做出决策。 你想想看，要是你仅仅是把信息原原本本地给到领导时，领导会怎么想，会怎么看你，和怎么处理这个事。可能每个领导的处理方式不一样，不过有一点可以确认，领导会觉得你不能胜任当前的工作，会在心里思考更合适的人选。 尤其要避免流水账式的工作汇报，除非领导提出听流水账式的汇报。 其次，汇报工作要有方法，做到结构清晰，内容完整。学会使用成熟的工具来辅助你，比如金字塔模型就是很好的选择。脱不花在《管理者沟通训练营》中，是这样描述的： 塔尖说结论和目标，给领导掌控感； 塔中分析原因，原因要分层，向领导证明咱们的工作深度； 塔底给解决方案，让领导做选择题，展现我们为领导分忧的态度和能力。 第三，在不同场景下，要用不同的汇报方式，常见的两种是日常的小汇报和正式汇报，当然，也包含主动发起和被动要求。 不论是哪种形式的汇报，都可以用相同的方法论。建议你从身边的同事身上学习或者在书中找到一两种方法和工具，然后通过刻意练习，形成自己固定思维模型。当你练习到成为自己的潜意识行为时，你就会觉得工作汇报和你走路没有什么两样。 当然，一定要记住，汇报的内容是关键。 最后，你要记住一件事，你能给你的领导在汇报上做的最主要的贡献，就是节省他的时间，解决他的问题。 让领导有时间去干更重要的事情。