内审案例——信息化审计，一个上线失败的小案例

ID：内审师修行与实战

本想写一篇关于信息系统使用的干货内容，想想却不知道怎么下笔，东西太多太杂，而且不同行业、企业，不同业务类型所使用的软件系统，差异很大。

就算是同一款软件，同一个行业内，不同企业所使用的侧重点也会不一样，再加上软件上线时都会进行二次开发，更增加了使用差异。

所以，小编就简单唠一个关于信息化建设中，软件上线的失败小案例吧。

1.系统数据无用

地产营销模块的信息系统，已经十分成熟了，很多大小企业都在用，无论是独立数据、连动数据、流程业务，各类报表等功能，其易用性和稳定性都十分成熟。

刚进入一家新的公司，审计时发现其营销软件已经上线接近2年，从签订软件服务协议开始，到正式上线（含试运营）大概一年时间。

加上实际运行时间，已经过去两年。

审计发现：系统内数据和手工台账还在各行其事，且存在大量差异。

很多系统自带功能都没有使用，核心功能也是：只使用了认购和签约数据录入，关于贷款、办证、交房等数据都没有引入。

询问营销，得到的回复是：“我们营销系统在正常运行啊，各个模块都运行良好！”

但一查，很容易就发现：认购数据不对、签约数据也不对，系统内的报表更与公司管理报表有极大差异。

不得已，审计直接引出系统内的明细数据，重新计算收入管理报表。

哎，结果不忍直视！

差异原因很多：（1）时间差。先在手工台账上统计，再录入系统，有时晚一天，有时晚一个月；

（2）标准不统一。系统内和线下的认购标准不一样，线下是交定金，签订认购协议就算认购了，线上无论交不交钱，无论签没签认购协议，只要点认购，哪怕是排号都算认购，理论上可以线上打印认购单的，嫌麻烦就没用；

（3）签约更奇葩，有些草签（交钱后没签订正式协议的）线上也算签约；

（4）一次性，没签协议的，线上不算签约，线下算签约；

（5）功能未用。很多退房数据线上未操作，换房也是。

（6）错了也没人管。线上还有很多错误数据，也有项目划分等基础数据错误；

（7）线上的销控没有用，仍旧采用线下销控，很多私下倒房、预留房的问题无法查证。

等等，还有很多其他操作性问题。

总之一句话，线上线下未整合，标准、范围、计量等基础规则都未统一，而且，也没人关心系统内数据准确不准确。

2.信息化部门的看法

询问信息化部门：为啥系统功能，有这么多没有使用，报表数据错误也没有更正？

解释说：“营销中心自己说够用了，原先二次开发时，营销中心要么不提需求，要么提出的需求无法开发！”

“作为信息化部门，那你们认为营销软件上线算是成功吗？”得听取专业人员的意见。

“营销觉得他们上线成功了，当时还召开了一次正式上线宣讲会，还表彰了营销中心！”信息化部门反馈。

“你们觉得算是上线成功吗？”再问。

搞运维的专业人员也只得吱吱唔唔，因为上线完成也有他们的功劳。

他们心里也清楚，这种程度的使用，只会是业务运营的一种负担，不可能提高工作效率和规范业务。

3.线下一堆台账，全部手工登记

之所以上线失败，有管理层的原因，也有信息化人员的原因，核心因素还是没有将其当成业务提升的助手。

通过面谈和数据对比，很容易发现，线下存在各式各样的台账，财务台账与营销台账数据也不一样。

有差异也正常，问题是，还不相互核对，上报的各类管理报表也是：财务部门上报财务的，营销上报营销的。

各不核对，也不隶属！

审计问：“为啥已经上线软件系统，还在使用各式各样的线下台账和报表，不直接使用系统内报表或引出明细数据加工？”

答曰：“线上数据不准确！”

“那你们在上线过程中，为啥没发现数据不准？为啥不二次开发或调整？”

无论是财务还是营销部门都十分肯定地提供了一个原因：“老板要的数据太多，而且各式各样，只能通过手工台账实现，系统数据根本用不上！”

靠！因为老板要的数据又多又杂，系统数据就没有手工数据方便？

如果只是特殊的数据，还可以理解，关键是连最基本的认购和签约数据，都要全部做手工台账，是不是过于重复工作了？

再说，老板要的数据再杂，你基础数据完善了，还怕做不出来老板要的管理报表？

4.软件上线的钱都付完了，再开发还得出钱

注定是一项很难受的审计，建议难提！

因为软件的开发阶段已经结束，很多系统功能未使用或与业务不匹配。

关键是：已然定型，功能和使用习惯都定型了。

想要再开发，必须再出钱，再学习改变。

软件使用这么烂，老板也不傻，肯定不愿意再出钱，问题是：在老板耳中，上线居然是成功的！

当审计提出整改建议时，信息化部门和营销部门又有了一个好理由：“公司不愿意出钱开发，不愿意掏维护费用，软件公司自然不给你升级或开发！”

他妈的刚开始上线时，你们咋不提？

现在正式使用了，这不行那不行！

有了正规软件，你还线下操作一遍，线上再录入一遍，重复工作不说，系统内数据居然还不能用。

真想问问他们：“几十万，上百万的软件费用，就是让你们这么玩的吗？”

基层员工其实也很想用软件处理业务，这样的话，他们就不用天天重复性地、手动地登记各类台账了，也不用每周每月地手工统计报表了。

问题是：当年的上线时间有限制，领导的业绩也有时间限制，一帮人也没责任心！

最终，成就了这么一个怪胎。

结语

钱花了，功能没用上，一群人还在标榜“上线很成功！”

这种情况，估计在很多公司的软件上线过程中都重复发生着。

审计建议要怎么提呢？

只能按照各个功能模块，一个一个提！

哪些功能没用到？哪些模块有问题？哪些输入错误？等等。

有需要系统更新的，有需要业务上线的，有需要数据核对的，有需要标准统一的，有需要线上签批和打印的，等等。

综合建议则是：减少线下台账与报表，依赖和规范线上数据，只有线上数据才具有良好的稳定性、共享性、经验积累性。

审后，老大才发话：“让营销、财务、行政、信息部门参与为期3个月的整改。”

3个月后，虽然有一定改善，但仍旧有一些历史积累问题存在，用着还是别扭！

整个负责上线和使用的信息化部门、财务部门、营销部门，从头到尾都没有真正上心过，怎么可能用好？

想通过审计发现问题，来个改头换面，也不现实！

只能慢慢改进！

很多企业在信息进程中，尤其是上线一些功能复杂，多部门连动的操作系统时，其能否成功，和企业一把手的关系极大！

如果从一开始就要求所有业务走线上，一把手签批的文件也线上操作，软件系统很快就能走顺，什么阻力都不是阻力了。

仅靠信息化部门，靠业务部门的自觉信息化建设，除非很成熟且功能单一的软件，否则，大多都会变成畸形儿！

老大不重视，管理层只重业绩，基层又嫌上线过程麻烦，信息化部门又催不动业务部门，这才是信息化失败的主要原因。

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